Arbejdsgange bliver digitale

Sammen med Danske Erhvervsskoler har Ditmer udviklet et blanketsystem, der digitaliserer interne arbejdsgange på de danske erhvervsskoler.

Op mod 50 danske erhvervsskoler får det kommende år et digitalt blanketsystem, der skal digitalisere en række interne arbejdsgange inden for løn, regnskab og personaleadministration. Systemet er udviklet i 2013 af Ditmer i samarbejde med Danske Erhvervsskoler - Lederne under navnet Skolernes Digitale Blanket Flow, og de første 30 skoler er gået i drift med systemet.

"Potentialet er stort for at automatisere og digitalisere en lang række blanketter og arbejdsgange på skolerne," siger formand for styregruppen bag projektet, økonomidirektør Poul Erik Andersen fra erhvervsskolen Selandia i Slagelse.

I mål på seks måneder

Systemet skal bruges af både administrative medarbejdere, undervisere og det tekniske personale, og brugerne har været dybt involveret i udformningen. Det er blandt andet sket i projektgrupper med fokus på udvikling af arbejdsgange og udformning af blanketter. Udviklingsprocessen tog mindre end seks måneder, og styregruppeformanden er tilfreds med resultatet.

"Der har naturligvis været udfordringer og diskussioner i processen, ikke mindst på grund af den stramme tidsplan, men vi har altid fundet en løsning, som alle kunne bakke op om. Både i styregruppen og i udviklerteamet har der været commitment til at lykkedes, og folk har lagt en stor arbejdsindsats," siger Poul Erik Andersen.

Blanketsystemet er udviklet på basis af selvbetjeningsplatformen DitmerFlex, der også benyttes af blandt andet Sikkerhedsstyrelsen, Vejle Kommune og Hjørring Kommune.

Fleksibilitet og involvering

Udviklingsprocessen var præget af en agil tilgang, som blandt andet indebærer, at fleksibilitet og forandringsparathed er i centrum, og at kunden er involveret aktivt i hele processen. Tilgangen betød, at systemet blev hurtigere færdigt, end det ellers ville være blevet.

"Der er mange ting, der ikke kan forudses i et så stort it-projekt, og på grund af en stor involvering fra styregruppens side har vi fået afklaret tvivlsspørgsmål og usikkerheder om eksempelvis begrebsdefinitioner løbende. Vi har også fået en konkret værdiforøgelse i form af nogle innovationer, som vi ellers ikke ville have fået," siger Poul Erik Andersen.

Systemet integrerer til økonomisystemet Navision og lønsystemet SLS og er født med 44 blanketter lige fra kørselsafregning til sygemeldinger. Skolerne kan selv tilpasse blanketterne og arbejdsgangene lokalt eller lave nye blanketter med systemets blanket- og flowdesigner. Udviklingen er finansieret med 6 mio. kroner Ministeriet for Børn og Undervisning i et samarbejde med Danske Erhvervsskoler - Lederne.

Vil du høre mere om, hvordan du kan effektivisere interne arbejdsgange i din organisation? Så slå på tråden til Torsten.
Torsten Boye
Udviklingskonsulent