Dagsordner på 10 sekunder

Ditmers dagsordenssystem Agenda Management har effektiviseret produktionen af dagsordner til 200 årlige møder i Ballerup Kommune.

Tidligere var produktionen af dagsordnerne til de op mod 200 årlige møder i kommunalbestyrelsen, politiske udvalg, direktion og chefgrupper i Ballerup Kommune en omstændelig proces, der krævede både tid og tålmodighed. Nu har Ditmers dagsordenssystem Agenda Management gjort livet lettere for de seks dagsordensansvarlige i den sjællandske kommune.

”Agenda Management har gjort dagsordensproduktionen langt mere effektiv. Systemet er intuitivt og nemt at bruge, og der er et fint flow i processen fra dannelse af dagsordner til publicering af referater. Samtidig kan en dagsorden dannes på 10 sekunder, hvor det tidligere kunne tage 10 minutter, fordi de enkelte punkter skulle hentes ind fra Word,” siger projektleder Jette Brøndum fra Ballerup Kommune.

Overblik over møder

Kommunens dagsordenssansvarlige og de medarbejdere, der skriver de enkelte dagsordenspunkter, har taget godt mod dagsordenssystemet, som er implementeret i efteråret 2013.  

”Systemet giver de dagsordensansvarlige et godt overblik over møderne, og det er en stor fordel, at alle arbejdsgange omkring dagsordensproduktionen er samlet i ét system. Systemets skabeloner, som vi selv har været med til at designe, gør det nemt at oprette dagsordenspunkter, ligesom folk er glade for, at vi modsat tidligere kan benytte flere skabeloner til den samme dagsorden,” siger Jette Brøndum.

Mange funktionaliteter

Agenda Management har også en række andre funktionaliteter, som har lettet dagsordensproduktionen i Ballerup. De dagsordensansvarlige kan eksempelvis nu selv oprette udvalg og tilknytte medlemmer til dem, hvilket tidligere krævede hjælp fra kommunens ESDH-administrator, ligesom et åbent punkt kan ændres til et lukket punkt på et øjeblik, hvis der er behov for det.

”Det er også nemt at håndtere, hvis der i sidste øjeblik skal ændres i et mødepunkt eller udsendes en tillægsdagsorden, hvilket sker jævnligt i en organisation som vores. Vi kan desuden modsat tidligere have lukkede bilag til åbne punkter, hvilket er en stor fordel fx i forbindelse med udbud og licitationer, hvor vi kan vedhæfte leverandørernes tilbud direkte til et åbent mødepunkt,” siger Jette Brøndum.

Fleksibelt med uafhængigt system

Skiftet til Agenda Management i Ballerup sker i forbindelse med en udskiftning af kommunens ESDH-system, og det var helt bevidst, at valget faldt på et uafhængigt dagsordenssystem.

”Det er langt mere fleksibelt med et dagsordenssystem, der kan stå alene uden at være en del af et ESDH-system. Samtidig er Agenda Management tilpasset og videreudviklet til de konkrete behov og arbejdsgange i vores kommune, i stedet for at vi blot har fået et standard dagsordensmodul fra et ESDH-system,” siger Jette Brøndum.

Agenda Management integrerer til kommunens ESDH-system SBSYS og Ditmer's mødeløsning eDagsorden, som benyttes til møder i kommunalbestyrelsen og politiske udvalg. Udover Ballerup benytter også Region Hovedstaden, Lyngby-Taarbæk Kommune og Landsforeningen af Menighedsråd Agenda Management.

Vil du høre, hvordan Agenda Management kan styre dagsordnerne i din kommune? Så ring til Stig!
Stig Barrett
Organisationskonsulent