Digitale arbejdsgange i Horsens

Med løsningen DitmerFlex har Horsens Kommune digitaliseret en række manuelle arbejdsgange, som tidligere tog lang tid for sagsbehandlerne.

Siden maj måned har Horsens Kommune kørt fuld skrue med at implementere Ditmers platform DitmerFlex, der bruges til at opbygge digitale arbejdsgange og selvbetjeningsløsninger. Resultaterne er til at føle på i den jyske kommune.

”Vi har indtil videre digitaliseret 17-18 arbejdsgange lige fra behandling af puljeansøgninger i kulturforvaltningen til kørselsindberetninger for decentralt ansatte såsom familieplejere. Automatiseringen betyder, at vi har fået frigjort tid og ressourcer hos sagsbehandlerne, som de kan bruge på at gå mere i dybden med sagsbehandlingen og give en bedre service,” siger it- og digitaliseringskonsulent Steffen Jespersen fra Horsens Kommune.

Tæt samarbejde om implementering

DitmerFlex er implementeret i kommunen i et tæt samarbejde mellem Ditmer og kommunens it-projekt- og udviklingsafdeling. To systemadministratorer i kommunen er blevet uddannet til at bruge systemet, så de selv kan oprette nye digitale arbejdsgange, og 3-4 medarbejdere er oplært i at oprette og designe nye blanketter i systemet.

”Samarbejdet med Ditmer har fungeret fint, selvom der var nogle tekniske udfordringer i starten. Implementeringen ikke er sket uden gnidninger, fordi mange skal arbejde på en helt ny måde, men overordnet er der en god stemning, og medarbejderne har taget godt mod systemet. Vi har også gjort meget ud af at involvere medarbejderne for at få skabt ejerskab til løsningen, hvilket har været en stor fordel,” siger Steffen Jespersen. 

Stort potentiale

I den kommende tid skal en række andre arbejdsgange i kommunen digitaliseres. På tegnebrættet er lige nu at gøre blandt andet indhentning behandling af legatansøgninger fra borgerne i velfærds- og sundhedsforvaltningen digitale.

”Der er et stort potentiale, og vi forventer, at op mod 200 arbejdsgange kan gøres digitale med DitmerFlex i løbet af de næste to år. Der er ingen grund til, at en sagsbehandler skal sidde og lave den samme manuelle arbejdsgang 50 gange om dagen, eller at en borger skal printe en PDF-blanket, udfylde den og indsende den, når det hele kan gøres digitalt,” slutter Steffen Jespersen.

Tre gode råd

Steffen Jespersen har tre gode råd til andre kommuner, der står over for at skulle implementere lignende digitaliseringsløsninger:

1. Overvej at køre et pilotprojekt med en række arbejdsgange for at bevise værdien af løsningen over for forretningen.

2. Gør brug af andre kommuner i forhold til sparring. I kan sammen inspirere hinanden til, hvordan løsningen kan bruges og give mest nytte.

3. Brug energi på den organisatoriske implementering for at øge forankringen i organisationen. 

Vil du læse mere?

Hjørring opruster digitalt med ditmerFlex
Hjørring Kommune
Sikkerhedsstyrelsen har digitaliseret en række papirblanketter med platformen ditmerFlex, og resultaterne er til at føle på.
Sikkerhedsstyrelsen
Sammen med Danske Erhvervsskoler har ditmer udviklet et blanketsystem, der digitaliserer interne arbejdsgange på de danske erhvervsskoler
Danske Erhvervsskoler
Vil du vide mere om DitmerFlex? Så tag fat på Mikkel!
Mikkel Bjerregaard
Projekt- og organisationskonsulent