Direkte til sagen i Vejle

Med selvbetjeningsplatformen DitmerFlex kan borgere og virksomheder lave indberetninger direkte i kommunens fagsystemer og ESDH-system.

Hvordan gør man indberetninger af matrikulære sager og ansøgninger om udstykningserklæringer 100 procent digitale på få måneder? Det har man fundet ud af i Vejle Kommune, hvor den fleksible selvbetjeningsplatform DitmerFlex har erstattet den hidtidige mailkommunikation med borgere og professionelle brugere i Teknik & Miljø.

"Mail er en ineffektiv kanal, fordi den i praksis skal håndteres som et brev. Med den nye løsning går informationen fra borgerens hånd direkte ind i sagsbehandlerens fagsystem eller ESDH-system. Det er bogstaveligt talt hr. og fru Jensen, der benytter systemet," siger afdelingsleder Bjarne Falk fra Teknik og Miljø i Vejle Kommune.

Strategisk kanal

Løsningen er udviklet  i et agilt samarbejde mellem Ditmer og kommunen. Indtil videre kan borgere og professionelle brugere lave 28 forskellige indberetninger lige fra at tilmelde en ny olietank og anmelde byggeaffald til at ændre BBR-oplysninger på nettet. Det er planen, at langt flere ting skal kunne indberettes digitalt fremover.

"Jeg ser løsningen som en af de vigtigste kanaler blandt de få strategiske kanaler, vi skal have i fremtiden. Løsningen har potentiale til at blive borgerindgangen til det offentlige, hvor borgerne selv kan forberede sagsbehandlingen, eller sågar varetage noget af sagsbehandlingen selv," siger Bjarne Falk.

Udover indberetninger af matrikulære sager og ansøgninger om udstykningserklæringer er også påtegning af deklaration blevet 100 procent digitalt efter lanceringen af DitmerFlex. Med platformen er borgernes ændring af BBR-oplysninger også næsten flyttet helt til nettet.

"Jeg ser løsningen som en af de vigtigste kanaler blandt de få strategiske kanaler, vi skal have i fremtiden"

Udformer selv blanketter

DitmerFlex er tilgængeligt i alle kommunens forvaltninger, og flere andre forvaltninger er lige nu på trapperne med selvbetjeningsløsninger baseret på DitmerFlex. Selvbetjeningsplatformen kendetegnes ved, at medarbejderne selv kan lægge nye indberetningsblanketter ind i systemet og opdatere de eksisterende blanketter fra minut til minut uden at skulle involvere leverandører.

"Det giver en enorm fleksibilitet, at medarbejderne selv laver og opdaterer blanketterne. Det har været noget af en øjenåbner for forvaltningen, at en blanket kan ændres på fem minutter. Det øger også engagementet hos sagsbehandlerne, at de selv har indflydelse på blanketternes opbygning," forklarer webkoordinator Martin Krøger fra Teknik & Miljø.

Systemet har udover en bedre kommunikation med borgere og professionelle også skabt en kortere sagsbehandlingstid i forvaltningen. Sagsbehandlingstiden for landmålere er eksempelvis blevet nedbragt med 2-3 dage. Udover Vejle Kommune benytter Hjørring Kommune, Sikkerhedsstyrelsen og en række erhvervsskoler DitmerFlex til at modtage digitale indberetninger og effektivisere de interne arbejdsgange.

Vil du også have en mere effektiv selvbetjening i din kommune? Så ring til Torsten!
Torsten Boye
Udviklingskonsulent