Effektiv tolkebooking

Sammen med Ditmer har Dansk Flygtningehjælp udviklet en løsning, der har effektiviseret kommunernes booking af tolke hos organisationen.

Tidligere kunne kommunale sagsbehandlere risikere at hænge i lange telefonkøer, hvis de skulle bestille en tolk hos Dansk Flygtningehjælp til eksempelvis et flygtningecenter. En bookingløsning fra Ditmer har nu gjort det muligt for kommunerne at booke tolkene online på mindre end ét minut.

”Kommunernes efterspørgsel efter vores tolke har været støt stigende det seneste år, og til sidst kunne vi ikke følge med længere. Derfor har vi sammen med Ditmer udviklet en skræddersyet løsning, som har gjort det muligt at booke vores tolke online og dermed effektiviseret både vores egne arbejdsgange og kommunernes bookingproces,” siger chefkonsulent Jacob Grambo Larsen fra Danske Flygtningehjælp.

Organisationen har godt 700 freelancetolke over hele landet og formidlede sidste år over 35.000 tolkninger for de danske kommuner og regioner, der har indgået kontrakter om tolkebistand med Dansk Flygtningehjælp.

Mindre pres på telefonerne

Tidligere foregik bookingerne ved, at kommunerne ringede deres bestillinger ind eller tastede dem ind på en webbooking, hvorefter tolkeformidlere hos Dansk Flygtningehjælp kontaktede en række tolke og til sidst kontaktede kommunen for at lave den endelige aftale. Med den nye bookingløsning er hele processen nu digitaliseret fra start til slut, hvilket har givet mindre pres på administrationen.

”Allerede efter den første uge med løsningen kunne vi mærke, at vi havde markant færre opkald og dermed bedre tid til at tage os af dem, der ringer. På længere sigt er der ingen tvivl om, at vi på grund af den digitale løsning vil kunne frigøre nogle ressourcer, så vi kan levere en bedre service til kunderne og undgå at ansætte flere medarbejdere, selvom vi får stadig flere tolkeopgaver,” siger Jacob Grambo Larsen.

Agil proces var en fordel

Løsningen gik i drift i juni 2015 og blev udviklet i en agil proces i tæt samarbejde mellem Dansk Flygtningehjælp og udviklere fra Ditmer.

”Den agile udviklingsproces adskiller sig meget fra andre projekter, jeg har deltaget i. Tilgangen har uden tvivl været en fordel, fordi vi i dag har fået et system, der er skræddersyet til vores behov. Udviklerne fra Ditmer tog stort ejerskab til løsningen og kom med mange gode inputs, som har gjort løsningen bedre. Vores folk har taget godt imod det nye system, selvom de skal arbejde på en ny måde,” siger Jacob Grambo Larsen.

Vil du læse mere?

Sammen med Den Nationale Tolkemyndighed har ditmer udviklet Tolkeportalen
Tolkemyndigheden
Turbo på tolkebooking med Aarhus og Odense Kommune, udviklet af Ditmer
Aarhus og Odense Kommuner
Vil du vide mere om løsningen? Så tag fat på Poul.
Poul Kappel Kiilsgaard
Udviklingskonsulent