ESDH virkede fra dag 1

Frederikssund Kommune er skiftet til ESDH-systemet SBSYS og har gennemført en vellykket implementering med organisationen i fokus.

”Det har været en særdeles vellykket implementering. Vi kom i mål til aftalt tid med et nyt system, der virkede fra dag ét.”

Sådan siger projektleder Rebekka Arp fra Frederikssund Kommune, der i starten af 2015 gik i drift med det brugerklubejede ESDH-system SBSYS. Kommunen valgte at skifte deres eksisterende system ud med SBSYS på grund af ikke mindst brugerklubben, der giver kommunen medindflydelse på den fremtidige udvikling af systemet.

Vigtigt med stærk organisation

Centralt i implementeringen af det nye system var at bygge den rigtige organisation op omkring systemet, der på sigt skal bruges af flere tusinde brugere i den sjællandske kommune.  

”En stærk organisation er enormt vigtigt, hvis et sådant projekt skal lykkedes. En vellykket implementering handler om 20 procent system og 80 procent mennesker. Derfor har vi prioriteret at uddanne mere end 70 primære og sekundære ressourcepersoner, som kan hjælpe deres kolleger lokalt ude i forvaltningerne. Vi har også holdt workshops for det tekniske personale for at klæde dem på til at supportere systemet ,” siger Rebekka Arp.

Ditmer stod i processen for faciliteringen af 14 workshops for ressourcepersoner og andre nøglepersoner, mens en ekstern underviser stod for at undervise alle medarbejdere i brugen af systemet.

Konvertering af over 54.000 sager

Sideløbende med den organisatoriske implementering stod Ditmer for den tekniske implementering af SBSYS, som blandt andet bød på konvertering af mere end 1,45 mio. dokumenter og 54.000 sager fra det gamle system. Udover Ditmers erfaringer fra tidligere implementeringer af SBSYS havde Frederikssund adgang til en mentorkommune i form af Holstebro Kommune.

”Den tekniske og organisatoriske implementering gik godt. Der har også været frustrationer undervejs, men det kan nok ikke undgås i så stort et projekt. Ditmers konsulenter var gode til at sætte sig i vores sted og forstod at skabe en stemning, som på én gang var afslappet og seriøs. Derudover var det en stor fordel at have Holstebro at sparre med i det daglige om konkrete udfordringer, fordi de også skiftede fra Captia til SBSYS og derfor vidste, hvad vi skulle igennem,” siger Rebekka Arp.  

ESDH-systemet SBSYS er udviklet af Ditmer sammen med SBSYS Brugerklub, der består af 24 kommuner og Region Midtjylland. Kommunerne Frederiksberg, Solrød, Stevns, Albertslund, Odense, Ikast-Brande og Lyngby-Taarbæk er lige nu ved at implementere SBSYS. 

Vil du vide mere om implementering med organisationen i fokus? Så tag fat i Marianne :)