Fond får styr på ansøgninger

En digital løsning udviklet sammen med Ditmer har gjort sagsbehandlingen af op mod 700 årlige ansøgninger lettere i den private fond Soldaterlegatet.

Den private fond Soldaterlegatet uddeler hvert år omkring 8 mio. kroner i støtte til danske soldater, der har pådraget sig fysiske eller psykiske skader under udsendelse. En digital løsning udviklet sammen med Ditmer har gjort sagsbehandlingen af de op mod 700 årlige ansøgninger markant lettere for medarbejderne.

”Sammen med Ditmer har vi udviklet en driftssikker og brugervenlig løsning, som har gjort mere effektivt at behandle de mange ansøgninger. Vi kan hurtigt få overblik over sagerne, og vi sparer en masse papirarbejde. Samtidig er kommunikationen med de personer, der indstiller ansøgerne til støtte, blevet lettere, fordi løsningen integrerer til Outlook,” siger sekretariatschef Thore Clausen fra Soldaterlegatet.

Sparer papir og porto

Den digitale løsning er bygget op om et website og en database og erstatter en ældre database, som fonden tidligere brugte sammen med to store arkivskabe til at registrere, behandle og arkivere legatansøgninger. I dag er størstedelen af sagsmapperne og de store papirbunker er forsvundet fra kontoret, og konsekvenserne er mærkbare på bundlinjen.

”Med løsningen sparer vi omkostninger til papir og porto, fordi en stor del af sagsbehandlingen er blevet digital. Samtidig sparer vi meget tid i hverdagen, fordi vi på få sekunder kan finde ud af, om en konkret person eksempelvis har fået støtte tidligere, hvilket tidligere krævede en masse klik frem og tilbage. Vi har sagt farvel til de fysiske arkivskabe én gang for alle,” siger Thore Clausen.

"Vi har sagt farvel til arkivskabene én gang for alle"

Intensiv udviklingsproces

Den digitale løsning blev udviklet på mindre end to måneder i 2012 i tæt parløb mellem Soldaterlegatet og Ditmers udviklere. Trods en stram tidsplan blev den færdige leveret til den aftalte tid.

”Det var en meget intensiv udviklingsproces, og en anden gang vil vi nok afsætte lidt længere tid til et så komplekst projekt. Det ændrer dog ikke ved, at vi havde et rigtigt godt samarbejde med Ditmer. Udviklerne var gode til at vurdere, hvad der var muligt og ikke muligt, og de var gode til at rådgive os om, hvad der kunne svare sig økonomisk. De var meget seriøse, og så holdt de deres aftaler,” siger Thore Clausen.

Efterfølgende har Ditmer videreudviklet løsningen med forskellige funktionaliteter. Løsningen er bygget på programmeringsplatformen ASP.NET MVC, og data gemmes i en Microsoft SQL Server-database. Udover Outlook integrerer løsningen også med Word.

Vil du også have styr på behandlingen af dine ansøgninger? Så tag fat på Jan :)
Jan Bökstedt
Udviklingskonsulent