Lettere at følge projekter

Bedre service til medlemmer og ansøgere. Det er resultatet af en ny projektdatabase, som Ditmer har udviklet sammen med to organisationer.

Med en webbaseret projektdatabase kan Dansk Missionsråds Udviklingsafdeling (DMRU) og Danske Handicaporganisationer (DH) nu give en bedre service til deres medlemsorganisationer og støttesøgende foreninger. Projektdatabasen er udviklet i et agilt samarbejde med Ditmer, og forventningerne er store til den nye database.

”Den nye projektdatabase gør det væsentligt lettere for organisationer at følge deres projekter fra start til slut. Den webbaserede platform betyder, at DMRU og DH har en brugervenlig medlemsportal med et integreret ansøgningsmodul, som gør brugerne langt mere selvhjulpne end tidligere. Da databasen desuden linker op til hjemmesiden, opnår vi en bred og åben kommunikation om vores aktiviteter og et højt informationsniveau,” siger Birgitte Pedersen, administrativ medarbejder hos DMRU.

Nye statistikmuligheder

Tidligere brugte DMRU en lokal Access-database til at styre de op mod 40 igangværende udviklingsprojekter, men løsningen havde en række begrænsninger i forhold til brugervenlighed og statistik.

”Med den nye projektdatabase kan vi trække statistikker og rapporter ud om alt fra økonomien i de enkelte projekter til ansøgende organisationer, lande og ansøgninger. Løsningen er langt mere fremtidssikret end den gamle Access-database, ligesom administrationen er blevet meget enklere, fordi de ansøgende organisationer eksempelvis selv vedligeholder deres stamdata,” siger Birgitte Pedersen.

Agilt projektforløb

I lighed med størstedelen af Ditmers øvrige projekter er projektdatabasen udviklet i et agilt samarbejde, hvor fokus i udviklingsprocessen har været på løbende dialog og brugerinvolvering snarere end tunge kravspecifikationer.

”Vi har haft en tæt kommunikation med Ditmers udviklere gennem processen på møder, Skype og telefon, og samarbejdet har fungeret godt. Udviklerne har været lydhøre over for vores ønsker, og de har været gode til at oversætte vores sprog til ”datasprog”. Vi har også fået god sparring på, hvad der var praktisk muligt, og hvad de optimale løsninger var på de forskellige udfordringer,” siger Birgitte Pedersen.

Projektdatabasen gik i drift i sommeren 2014. DMRU og DH forvalter en række hovedsageligt offentlige puljer til udviklingsprojekter og -aktiviteter inden for blandt andet sundhed, uddannelse, handicap og kvinderettigheder.

Vil du også have styr på jeres projekter? Så tag fat i Kristian!
Kristian Falkesgaard Ørts
Udviklingskonsulent