Strøm på kulturkronerne

Sammen med Kulturforvaltningen i Aarhus har Ditmer udviklet en løsning, der gør det muligt at søge om kulturstøtte online.

Glem alt om at udfylde, printe og sende ansøgninger på op mod 50 sider i 7 eksemplarer. Kulturforvaltningen i Aarhus Kommune har sat strøm på kommunens kulturpuljer, så foreninger, institutioner og private ansøgere kan søge om støtte til kulturudvikling og kulturarrangementer online. Og responsen har været meget positiv.

"Ansøgerne har taget rigtigt godt mod den nye løsning. Vi havde frygtet, at vores ansøgere ville synes, at det var besværligt og upersonligt, men det er ikke tilfældet. Langt de fleste tilbagemeldinger udtrykker, at systemet er let og hurtigt, og ansøgerne opdagede heldigvis hurtigt, at ansøgningerne behandles med samme grad af rådgivning og hjælp som tidligere," siger projektleder Ulla Scharling fra Aarhus Kommune.

Økonomisk forbedring

Løsningen er udviklet af Ditmer i et agilt samarbejde med Kulturforvaltningen i 2012-13. Indtil videre kan der søges penge i fem af kommunens kulturpuljer med et samlet støttebeløb på 11,5 mio. kroner gennem løsningen, der tilgås med NemID.

"Ansøgerne er blandt andet glade for, at det er muligt at arbejde med deres ansøgning over tid, og at man kan vedlægge filer med billeder og lyd. Sidstnævnte er samtidig en økonomisk forbedring for ansøgerne, fordi disse bilag tidligere skulle fremsendes i op til 7 eksemplarer," siger Ulla Scharling.

Alt er samlet ét sted

For forvaltningen er det en stor fordel, at løsningen samler alle processer omkring administrationen af puljerne ét sted, der tilgås af både ansøger, sagsbehandler og de eksterne konsulenter, som er med til at vurdere ansøgningerne for visse tilskudsordninger. Dermed sparer løsningen en masse praktisk arbejde, hvilket giver en væsentlig hurtigere sagsbehandling og hurtigere svar til ansøgerne.

"Tidligere var administrationen meget tidskrævende. Vi skulle indscanne alle ansøgninger og bilag, registrere de samme sager i flere systemer, sende dem fysisk til de eksterne konsulenter og styre papirgange med dagsordener og referater. Derudover var den økonomiske afstemning af tilskudsordningerne meget besværlig. Nu har vi fået ét sted, som håndterer alle handlinger rundt om en ansøgning og en tilskudsordning," siger Ulla Scharling.

Flere puljer på vej

Med løsningen modtager sagsbehandleren ansøgningen automatisk, når den indsendes af ansøger. De eksterne konsulenter skriver kommentarer og begrundelser til ansøgninger direkte ind i systemet, hvorefter sagsbehandleren giver afslag eller godkendelse til ansøgeren online.

"Digital puljestyring er en logisk udvikling, fordi den effektiviserer administrationen af tilskudsordningerne og gør processen lettere for ansøgere og eksterne konsulenter. Jeg forventer og håber, at vi i den kommende tid vil udbygge løsningen og udbrede portalen til flere andre puljer i både Kulturforvaltningen og andre forvaltninger," siger Ulla Scharling.

Hent PDF om Ditmer Puljestyring lige her :)

 

Vil du også sætte strøm på behandlingen af puljer i din organisation? Så ring til Jan :)
Jan Bökstedt
Udviklingskonsulent