Styrelse går digitalt

Sikkerhedsstyrelsen har digitaliseret en række papirblanketter med platformen DitmerFlex, og resultaterne er til at føle på.

Sikkerhedsstyrelsen vil gerne gøre det lettere at drive virksomhed i Danmark. Derfor implementerede styrelsen i 2014 digitaliseringsplatformen DitmerFlex til at digitalisere en række traditionelle papirblanketter, som danske erhvervsdrivende bruger til at søge om forskellige godkendelser og autorisationer. Allerede efter få måneder var resultaterne til at føle på.

”Når det hele sker digitalt, får vi blanketten med det samme med alle nødvendige oplysninger. Hvis brugerne indtaster noget forkert eller mangler oplysninger, får de det at vide med det samme, og det gør processen langt mere effektiv end tidligere. Vi ved altid, hvad brugeren har sendt, og hvad vi har modtaget, hvilket giver stor tryghed,” fortæller økonomimedarbejder Camilla Gerlach fra Sikkerhedsstyrelsen.

Flere af blanketterne kræver betaling fra brugerens side, og her har digitaliseringen også lettet sagsgangen, fordi brugeren betaler online samtidig med indsendelse af ansøgningen. 

Medarbejdere har selv bygget blanketter

Indtil videre bruges Ditmers løsning til 13 digitale blanketter, som brugerne udfylder på erhvervsportalen Virk.dk ved at logge ind med digital signatur. Medarbejderne i Sikkerhedsstyrelsen har selv spillet en aktiv rolle i at udforme de enkelte blanketter, så de i højest mulig grad lever op til styrelsens krav og virksomhedernes behov.

”Efter en indledende workshop var vi en lille håndfuld medarbejdere, der selv byggede blanketterne i DitmerFlex’ indbyggede blanketdesigner. Vi er jo ikke it-hajer, men systemet er meget brugervenligt, så det gik over al forventning. Det er også let for os at rette blanketterne til fra minut til minut, hvis vi kan se på statistikken, at folk misforstår en formulering eller andet,” siger Camilla Gerlach.

Godt samarbejde om udvikling

Internt har medarbejderne overordnet taget godt mod det nye system, selvom det har krævet tilvænning at skulle arbejde på en helt ny måde. Derudover har Camilla Gerlach kun ros til overs for Ditmers udviklere, som sammen med Sikkerhedsstyrelsen har implementeret systemet.

”Der har selvfølgelig været tekniske udfordringer indimellem, men i det store hele er implementeringsprocessen gået rigtigt godt. Vi har fået al den hjælp og vejledning, vi kunne ønske os, også når vi ringede klokken 20 fredag aften midt i Vild Med Dans,” siger Camilla Gerlach.

I den kommende tid er det planen, at yderligere 12 blanketter til erhvervsdrivende skal digitaliseres, ligesom der skal indføres automatisk journalisering af blanketterne. Derudover er det tanken, at også en række interne papirblanketter til medarbejderne i Sikkerhedsstyrelsen skal digitaliseres.  

Vil I også digitalisere jeres blanketter? Så tag fat på Stig!
Stig Barrett
Organisationskonsulent