Timer registreres på sekunder

Sammen med VUC Aarhus har Ditmer udviklet et tidsregistreringssystem, der er enkelt, brugervenligt og hurtigt at bruge for de 170 lærere.

Enkelt, brugervenligt og hurtigt at bruge. Sådan lyder den helt korte beskrivelse af et nyt tidsregistreringssystem, som de 170 lærere på VUC Aarhus netop har taget i brug. Systemet er udviklet i samarbejde med Ditmer, og udviklingen har især haft ét fokus:

"Vi ved godt, at tidsregistrering er noget, der skal overstås i en fart. Derfor er systemet designet, så vores lærere kan registrere deres timer hurtigt, uden at det tager tid fra forberedelse og undervisning. Der er for eksempel ikke en masse overflødige felter og knapper, som forringer brugervenligheden og danner grobund for unødige frustrationer," siger specialkonsulent Peter Cederstrøm fra VUC Aarhus.

En ny verden

Systemet er optimeret til både smartphones, iPads og web, så medarbejderne kan registrere timer, uanset om de er på skolen, i bussen eller hjemme ved skrivebordet. En vigtig præmis for udviklingen har været, at lærerne historisk ikke har været vant til at registrere deres tid.

"Tidsregistrering er først blevet påkrævet med en ny overenskomst i år, så det er en ny verden for vores medarbejdere. Derfor har vi valgt at få udviklet et system med afsæt i vores behov i stedet for at tilpasse os et standardsystem, som er målrettet andre typer organisationer. Ditmer har haft stor forståelse for, at der er tale om et nyt mindset for vores brugere," siger Peter Cederstrøm.

Efter ibrugtagningen har lærerne taget godt mod det nye system, og flere er allerede kommet med idéer til den videre udvikling. Blandt andet er det planen efter ønske fra lærerne at udvide løsningens overbliksfunktion, der giver overblik over registrerede timer i forhold til det normerede antal timer.

"Ditmer har haft stor forståelse for, at det er et nyt mindset for vores brugere"

Udviklet på to måneder

Udviklingen af systemet skete op til sommerferien 2013 og skulle være færdigt i august, så der ikke tid til de store forsinkelser i løbet af den komprimerede udviklingsproces.

"Udviklerne havde kun ét skud i bøssen, men det gik helt efter planen. Samtidig var Ditmers udviklere gode til at give konstruktivt modspil og gode indspil til løsningen i stedet for blot at gøre, hvad vi bad dem om. Det var i sidste ende med til at skabe et bedre tidsregistreringssystem, som understøtter skolens mission om at levere den bedst mulige undervisning til flest mulige mennesker," siger Peter Cederstrøm.

VUC Aarhus står selv for driften af løsningen, som er udviklet med datasikkerheden i højsædet. Systemet er integreret med login til skolens øvrige it-systemer, men kører ellers uafhængigt. Skolen kan selv oprette og slette medarbejdere i systemet, ændre i normtimetallet og justere de kategorier, der registreres tid i.

Vil du også have et system til tidsregistrering i din organisation? Så tag fat på Kasper :)
Kasper Ibsen Hansen
Udviklingskonsulent