Turbo på tolkebooking

Sammen med Aarhus og Odense kommuner har Ditmer udviklet et system, der effektiviserer bookingen af tolke.

Kommunerne Aarhus og Odense har effektiviseret bookingen af tolke til møder med klienter, der ikke taler dansk. Det er sket med et nyt bookingsystem, som Ditmer har udviklet i samarbejde med de to kommuners tolkeservice i efteråret 2014.

”Det nye system holder styr på hele bookingprocessen, lige fra en rekvirent bestiller en tolk, til tolkningen skal faktureres. Dermed slipper vi en for række manuelle arbejdsgange i administrationen, hvilket uden tvivl vil give store besparelser. Alene vores kontorassistent vil formentlig kunne spare 3-4 arbejdsdage om måneden,” siger koordinator Lene Lundstrøm fra Aarhus Kommunes Tolkeservice.

En samlet indgang for alle parter

I Aarhus booker rekvirenter som eksempelvis sagsbehandlere, jobkonsulenter, skoler og eksterne kunder hvert år 5.000 tolkninger, som udføres af kommunens fastansatte tolke og cirka 45 freelancebaserede tolke.

Tidligere var bookingen en omstændelig proces, men nu booker rekvirenterne deres tolke enkelt og hurtigt i det brugervenlige system via computer, tablet eller smartphone. Herefter kan tolkene i systemet få overblik over deres tolkninger og byde ind på nye opgaver fra en venteliste.

”Løsningen giver en samlet indgang for både rekvirenter og tolke, hvilket er en stor fordel. Modsat tidligere sker systemets fordeling af tolkninger ud fra forvaltningens prioriteringer, så vi får udnyttet de fastansatte tolkes ressourcer bedre. Samtidig gør systemet det lettere for tolkene at planlægge deres tid, fordi de har præcist overblik over deres opgaver,” siger Lene Lundstrøm.

Forprojekt afklarede behov

Det webbaserede bookingsystem er udviklet i en proces med tæt samarbejde mellem Ditmers udviklere og repræsentanter fra Aarhus og Odense kommuner. Forud for den tekniske udvikling var der gennemført et forprojekt for at indkredse og afklare forvaltningens og brugernes behov til systemet.

”Sammen med Ditmer lavede vi blandt andet en række user stories, der beskrev de forskellige brugertypers adfærd og behov i konkrete brugssituationer. Ditmer faciliterede også flere indledende workshops, hvor vi blev klogere på, hvad vi ville have, og hvad der var teknisk muligt. Forprojektet har uden tvivl givet os et meget bedre produkt, end hvis vi blot havde afleveret en fast kravspecifikation,” siger Lene Lundstrøm.

Efter forprojektet har de to kommuners tolkeservices været særdeles aktive i udviklingen af løsningen frem til lanceringen i januar 2015. På regelmæssige møder gennem hele udviklingsprocessen har medarbejderne blandt andet testet forskellige versioner af systemet, hvorefter udviklerne løbende har rettet til. 

Vil du vide mere om projektet? Så tag fat på Poul!
Poul Kappel Kiilsgaard
Udviklingskonsulent