Den svære implementering

Det er svært at sige noget generelt om implementeringer og it-projekter. Alligevel vover vi pelsen og forsøger her at byde ind med et par pointer fra vores erfaringer med implementeringsprocesser. 

I Ditmer har vi siden 2000 arbejdet sammen med en lang række organisationer om implementering af it-projekter. Ud fra vores erfaringer har vi prøvet at uddrage et par pointer, som forhåbentlig kan give inspiration til andre organisationer, som står for at skulle implementere digitaliseringsløsninger.

Pointerne skal naturligvis læses i lyset af den lokale kontekst, de tænkes anvendt i. Der vil være situationer, hvor det er nyttigt at gøre det modsatte af, hvad vi skriver nedenfor. Ingen havde lovet, at it-projekter var en nem disciplin.

Lad konteksten vinde

Mange klassiske tilgange til implementeringer og projekter beskæftiger sig med at skabe standardisering og ensretning på tværs eller bruge generaliserede ”best practices”.
Vores erfaring er imidlertid, at der er større sandsynlighed for succes ved at tage afsæt i den konkrete situation, man lokalt står i, og de afdelinger, kontorer eller teams, hvor løsningen implementeres. 

Der kan være overraskende stor forskel på, hvad man går op i, hvilke kompetencer der bydes ind med, hvad der fungerer, og hvad der giver mening forskellige steder i en organisation.

De processer og tiltag, som har skabt store effekter i den ene situation, kan være direkte skadelige i den næste. Derfor er det vigtigt at holde antennerne ude, bruge intuitionen og byde nye erkendelser undervejs velkomne som noget værdifuldt, snarere end som et problem eller en forstyrrelse.

Vær sprogbevidst

Den sproglige italesættelse af et projekt har stor betydning for, hvilke muligheder og begrænsninger, deltagerne oplever og skaber. Ord som ”effektivisering”, ”workshop” eller ”Lean” kan skabe vidt forskellige billeder og associationer, som kan være alt fra hensigtsmæssige til destruktive. 

I stedet for at antage at alle har samme forståelse af sproget som én selv, kan det være en fordel at være opmærksom på, hvad både ens eget og andres sprogbrug og ordvalg sætter i gang og holder nede. Det giver mulighed for at arbejde med sprogbruget som en ressource til at hjælpe de ønskede forandringer på vej.

Involvér, involvér, involvér

Administrativ software skaber først værdi, når den bruges nyttigt af mennesker i eller omkring en organisation. Erfarne it-projektmennesker ved, at involvering af de rette mennesker
er alfa og omega for at få projektet til at give resultater. Det giver dem større ejerskab for projektet, ligesom de kan bidrage med værdifuld eller nogle gange helt nødvendig viden til projektet.

Det kan opleves som besværligt og forstyrrende at få involveret flere mennesker i et projektforløb, men det er vores erfaring, at bøvlet er en nyttig investering i fremtidige resultater. Hvis ikke man tager det besværlige arbejde i projektforløbet, står man bare med et måske endnu større besvær, når løsningen skal bruges.

Men det kan være vanskeligt at få involveret og engageret deltagerne i et digitaliseringsprojekt. Brugerne kan være kolleger i afdelinger, som har travlt med andre opgaver, eller som ikke har fokus på projektet. Vi ser det som en stor formidlingsopgave at opnå en bred deltagelse, og en isoleret mødeindkaldelse eller tvang gør det sjældent alene.

Der skal ofte andre midler til. Måske er det godt at lytte til dem, du vil have med på vognen over en kop kaffe, frem for at instruere dem. Find ud af, hvad der optager dem. Spørg, hvad der skal til for at få dem involveret. Eller eksperimentér med kreative mødeformer, som appellerer til målgruppen.

Undgå unødige forstyrrelser

At man som deltager i møder og workshops kan lade sig forstyrre af smartphones, e-mails eller andre medier frem for at være nærværende i den fælles aktivitet, kan være en udfordring i implementeringssammenhæng. I nogle organisationer har man stærke kulturer eller adfærdskodekser for den slags, mens det mange steder er op til den enkelte. 

Som konsulenter møder vi i implementeringssammenhænge digitale medier som noget, der muliggør hurtige afklaringer og nye smarte måder at arbejde sammen på. Men i et fællesskab kan uhensigtsmæssig brug af dem også være en trussel mod de fælles aktiviteter. Der findes næppe noget standardkodeks for brug af smartphones, som passer til alle sammenhænge, men det er ofte værd at være bevidst om, hvordan de bruges og om nødvendigt lave forventningsafstemning om brugen.

Ring til Johan, hvis du vil vide mere om implementering.
Johan Bitsch Nielsen
Direktør