Nyhed

Sådan sætter Horsens turbo på digitaliseringen med softwarerobotter

Mange offentlige myndigheder eksperimenterer med softwarerobotter, og flere steder begynder vi nu at se konkrete resultater. Én af de danske kommuner, der satser målrettet på softwarerobotter, er Horsens.

Den østjyske kommune anvender blandt andet robotter sammen med Ditmers digitaliseringsplatform DitmerFlex til tæt integration med fagsystemer, som ellers kan være vanskelige at integrere med. Og indtil videre er erfaringerne med de nye robotter særdeles gode.

”Softwarerobotter giver os mulighed for at overføre data mellem systemer, uden at vi skal bygge skræddersyede integrationer til formålet. Dermed kan vi langt hurtigere og billigere end før etablere nye snitflader mellem kommunens it-systemer, hvilket reducerer dobbeltindtastninger og manuelle fejl. Vi plejer tit at tale om softwarerobotter som digital gaffatape, der hurtigt og solidt kan løse et her-og-nu- behov,” siger it- og digitaliseringskonsulent Thomas Overgaard Nielsen fra Horsens Kommune.

Kørselsregnskab for plejefamilier

En af de integrationer, som sker ved hjælp af en softwarerobot, er refusion af kørselspenge for kommunens plejefamilier.

Plejefamilierne udfylder hver måned en digital blanket med antal kørte kilometer, som sammen med plejerens medarbejdernummer og andre lønrelevante data overføres til en database. Hver morgen scanner softwarerobotten databasen for nye indtastninger og laver derefter de rette posteringer i kommunens lønsystem Opus, så plejefamilien automatisk får udbetalt det rigtige beløb i kørselspenge.

”Tidligere var vi nødt til at have en medarbejder til at indtaste kilometerantal for hver plejefamilie i lønsystemet, men nu kan softwarerobotten gøre arbejdet. Resultatet er, at vi sparer tid, og at kvaliteten af data bliver højere, fordi vi undgår menneskelige fejl i indtastningen,” siger Thomas Overgaard Nielsen.

DitmerFlex afsæt for robotter

Den voksende brug af softwarerobotter i Horsens er blandt andet muliggjort af DitmerFlex, som de seneste fire år er blevet brugt til at digitalisere 150 manuelle arbejdsgange i kommunens forvaltninger. DitmerFlex integrerer i forvejen til 35 forskellige systemer, og platformen har for nylig fået en API-databehandler, der gør det muligt at kombinere softwarerobotter med DitmerFlex uden at skulle udvikle nye integrationer.

”DitmerFlex har banet vejen for, at vi er kommet så godt i gang med softwarerobotter i Horsens. Robotter kræver systematiske arbejdsgange omkring behandlingen af data, og DitmerFlex er god til at strukturere data, så de er lette for robotten at trække ud,” siger Thomas Overgaard Nielsen.

Horsens Kommune har hidtil anvendt Ditmerflex’ SQL-databehandler, der kan aflevere strukturerede data fra blanketter til en database, som afsæt for softwarerobotterne. Løsningen fungerer især godt til softwarerobotter, der afvikles efter en fast tidsplan. Kommunen vil fremover DitmerFlex’ API-databehandler i forbindelse med softwarerobotterne.

Kan ikke erstatte integrationer

Horsens Kommune har i dag 7-8 softwarerobotter under udvikling eller i drift, og kommunen regner med at sætte 20 nye robotter i drift i løbet af 2019. Trods væksten understreger it- og digitaliseringskonsulenten, at softwarerobotter ikke er en mirakelløsning, der kan erstatte de traditionelle integrationer med API.

”Skræddersyede integrationer vil altid være bedre, fordi kvaliteten er højere, og fordi softwarerobotter kan være skrøbelige over for ændringer i brugergrænsefladen på et system. Derfor er robotter især velegnede, når man hurtigt skal have noget ud over rampen, eller hvis andre forhold gør klassisk integrationsudvikling uholdbar. For eksempel hvis et forestående systemudbud gør behovet tidsbegrænset, eller hvis omkostningerne ved udvikling af en snitflade ikke står mål med værdien,” slutter Thomas Overgaard Nielsen.

Prøv en DitmerFlex-demo i 30 dage

Vil du gerne prøve de mange funktioner og opsætte de første workflows, inden du beslutter dig for om DitmerFlex er det rigtige for din virksomhed? Så opret en demokonto og prøv dig frem i 30 dage.

PRØV EN DEMOKONTO

4 gode råd om softwarerobotter

Start med simple arbejdsgange

Det bliver hurtigt komplekst, når man bringer softwarerobotter på banen. Derfor er det en stor fordel at starte med at automatisere meget simple arbejdsgange og lære undervejs, før man giver sig i kast med mere komplicerede arbejdsgange.

Udviklingen skal være behovsdrevet

Udvikling af en softwarerobot skal være drevet af et behov hos medarbejderne og ikke være noget, som it-afdelingen presser ned over dem, hvis det skal blive en succes. Det er i den forbindelse vigtigt, at den decentrale ledelse prioriterer og afsætter ressourcer til projektet, fordi det er hos deres medarbejdere den nødvendige findes.

Der skal være en vis volumen

Der skal som tommelfingerregel afsættes 14 dage til at udvikle en softwarerobot. Derfor skal der være en vis volumen i antallet af arbejdsgange, der skal automatiseres, så man ikke bare flytter belastningen fra forvaltningen til it-afdelingen.

Genbesøg arbejdsgange før automatisering

Det er en god idé at genbesøge alle trinene i en arbejdsgang for at finde ud af, om noget kan gøres smartere eller mere enkelt, før den automatiseres med en softwarerobot. Er der for eksempel nogle trin, der kan sløjfes? Det er også ofte nødvendigt at kigge på datagrundlaget. Forudsætningerne for softwarerobotter er struktureret og digitalt tilgængelig data.
 

Kilde til gode råd: It- og digitaliseringskonsulent Thomas Overgaard Nielsen fra Horsens Kommune.

Læs mere om digitalisering af arbejdsgange med DitmerFlex.

HVAD ER DITMERFLEX