Menu Created with Sketch.
Close Created with Sketch.
Horsens Kommune

Horsens har taget styring over digitaliseringen

Implementeringen af DitmerFlex har gjort Horsens Kommune i stand til at selv at digitalisere interne og eksterne arbejdsgange – både nu og i fremtiden.

Hvordan digitaliserer man over 125 manuelle arbejdsgange? Det ved de i Horsens Kommune, som inden for de seneste år har implementeret DitmerFlex i en lang række forvaltninger. Startskuddet gik i 2015, både på grund af interne ønsker og KL’s krav om obligatorisk selvbetjening. Kommunens digitaliseringsteam fandt dog hurtigt frem til, at potentialet for at digitalisere manuelle arbejdsgange var meget større end forventet.

Fra ekstern til intern

Analyserne konkluderede, at de eksisterende selvbetjeningsløsninger havde for mange tilbageløb, og at mange borgeres forsøg på selvbetjening var endt i grøften.

Det blev også tydeligt, at mange af kommunens interne processer ikke fungerede optimalt: ”Der skete et skift i vores fokus. Hvor vi i starten fokuserede på de eksterne indberettere, valgte vi i stedet at fokusere på os selv som indberettere. Vi er en stor kommune med 8.000 medarbejdere og rigtig mange tværgående arbejdsgange. Så der var masser af dialog og kommunikation, som kunne optimeres,” siger teamkoordinator Mads Lund Torslev fra IT og Digitalisering i Horsens Kommune.

5

Der skete et skift i vores fokus. Hvor vi i starten fokuserede på de eksterne indberettere, valgte vi i stedet at fokusere på os selv som indberettere.

Mads Lund Torslev fra IT og Digitalisering i Horsens Kommune

Medarbejdernes muligheder

Kommunens medarbejdere bruger DitmerFlex, når de skal anmode om sjette ferieuge, indsende sygemeldinger, bestille it-brugere mm. Det er interne arbejdsgange, som teamet – forholdsvis let – kunne optimere.

Samtidig understøtter platformen mere unikke behov for de enkelte faggrupper: ”Familieafdelingen bruger DitmerFlex som arbejdsunderstøttende værktøj i hverdagen. Sagsbehandlernes arbejde med udsatte unge registreres i systemet, undervejs i forløbene. I DitmerFlex kan afdelingen udtrække data på progression, særlige flaskehalse mm. og optimere deres arbejde” fortæller proces- og automatiseringskonsulent Thomas Overgaard Nielsen fra Horsens Kommune.

5

De simple løsninger først

Teamet i Horsens startede med at optimere de interne processer for at blive fortrolige med driften af platformen. Først herefter brugte de den i kommunikationen med borgere og virksomheder. Det har givet mulighed for at kvalitetssikre og optimere processerne. Implementeringen af DitmerFlex har, ifølge Mads Lund Torslev, betydet at de selv har kunnet tage styringen over digitaliseringen. Derfor kan IT og Digitalisering også være proaktive, når der i fremtiden kommer nye lovkrav eller opstår andre interne behov.

5

Klar til GDPR

Især i forbindelse med GDPR har Horsens Kommune kunnet bruge platformen til sikre at arbejdsgange og systemer lever op til databeskyttelsesforordningen. Særligt DitmerFlex’ integration til Digital Post og NemID har været vigtig i den forbindelse.

Men også i forhold til journalisering har Horsens Kommune kunnet optimere arbejdsgange, samtidig med at de sikrer deres data: ”Mange medarbejdere bruger ikke vores ESDH-system – SBSYS – i dagligdagen. Her kan DitmerFlex træde ind som en nem brugerflade til journalisering af dokumenter. Det har givet os mulighed for at få data ind under et sikkert ’skjold’,” siger Thomas Overgaard Nielsen.

5

Næste skridt: softwarerobotter

Horsens Kommune arbejder på at bruge RPA (Robotic Process Automation) til både interne og eksterne arbejdsgange. Fx til refusion af udlæg, hvor indberetningen er digitaliseret, men udbetalingen stadig foregår manuelt: ”Vi kan bruge de eksisterende løsninger, men lade softwarerobotterne udbetale udlæg. Det samme gælder for timeløn, kørsel, rejsegodtgørelse mfl. Der kan vi spare mange arbejdsgange,” siger Thomas Overgaard Nielsen.

5

Eksempler på digitaliserede arbejdsgange
 

Læs mere om bedre selvbetjening og digitale processer med DitmerFlex

Vil du høre mere om DitmerFlex?
Mikkel Bjerregaard
Forretningsudvikler og projektleder
Damir Brandic
Digital forretningsudvikler