Menu Created with Sketch.
Close Created with Sketch.
Danske Professionshøjskoler

Praktikportalen sikrer lettere sagsgange på professionshøjskolerne

Håndtering af praktikforløbene er blevet bedre for alle parter med den nye fælles portal, udviklet af Ditmer.

Udfordring

For mange papirer og for lidt overblik

Danske Professionshøjskoler er interesseorganisation for de seks danske professionshøjskoler, som uddanner omkring 70.000 kommende lærere, sygeplejersker, pædagoger og over 60 andre professionsbachelorer. Uddannelsesinstitutionerne havde behov for et system, som kunne effektivisere håndteringen af praktikforløb for de studerende. En sagsgang, som dengang betød masser af blanketter, breve og mails, der skulle sendes frem og tilbage. Både personale, praktiksteder og studerende skulle samtidig selv holde styr på mange datoer og godkendelser undervejs. Det var, kort sagt, for ineffektivt.

Der var ikke et tilsvarende system på markedet, som kunne håndtere administration af praktikforløb, så Danske Professionshøjskoler havde behov for et udviklingshus, der kunne udvikle helt nyt software gennem en agil proces: ”Det var vigtigt for os at forbedre praktikforløbene kvalitativt, frem for kun at fokusere på effektiviseringsgevinster. Det skulle give mere værdi for alle de interessenter, der arbejder med praktikforløb”, siger Helle Doktor Simonsen – studieadministrativ chef på VIA UC og repræsentant for Professionshøjskolerne i udviklingssamarbejdet. Derfor valgte de at samarbejde med Ditmer.

5

Proces

Brugerinvolvering viste vejen

Praktikportalen blev udviklet fra bunden i tæt samarbejde med vejledere, studieadministration, praktiksteder og studerende. Der var ikke en detaljeret kravspecifikation for den færdige løsning. I stedet indsamlede Ditmer viden og forslag fra workshops, dialogmøder og besøg på uddannelsesstederne, som bestemte retningen for den agile udvikling. ”Den agile proces var til tider hård og udfordrende, fordi vi hele tiden diskuterede os frem til, hvad vi ville have, og så at sige byggede vingerne, mens vi fløj. Omvendt giver det også stort ejerskab til løsningen, at vi har været så involverede i udviklingen, og at baglandet hele tiden var med," siger Helle Doktor Simonsen.

Det tog cirka et år at gøre pilotprojektet færdigt. Danske Professionshøjskoler valgte derefter også Ditmer som softwareleverandør, og sammen brugte de et år på at udvikle den første brugbare portal. Begge parter udvikler stadig løbende på portalen, og arbejdet bliver koordineret i en bredt sammensat erfagruppe: ”Gruppen indsamler opgaver og forslag, som de i fællesskab prioriterer og kategoriserer. Det giver os mulighed for at sparre med dem om de tekniske muligheder i nogle større, fælles løsninger, og de kan derefter beslutte næste skridt ud fra deres budget og fokusområder. Vi bliver jo alle klogere, desto mere vi arbejder med det her produkt”, siger Kamyar Karoubian, projektleder og udviklingskonsulent for Ditmer.

5

Løsning

Automatisering og selvbetjening

Praktikportalen samler alle de arbejdsgange, som er en del af et praktikforløb. Den bruges af både studerende og personale på uddannelser og praktiksteder, og giver samtidig de forskellige brugere mange nye muligheder for selvbetjening. Portalen bygger på Microsofts .NET-platform og SQL-servere, og har blandt andet integrationer til professionshøjskolernes administrative system, SIS.

”Portalen har gjort det muligt for os at arbejde med dynamiske dokumenter, og bygge læringsrum op omkring praktikforløbene. Det gør fx en stor forskel, at al posten, der har med et praktikforløb at gøre, er samlet ét sted. Historikken bliver tydelig, og det giver et bedre overblik for alle”, fortæller Helle Doktor Simonsen. Samarbejdet mellem Professionshøjskolerne og Ditmer har været positivt, og har betydet, at de er fortsat med at udvikle nye integrationer og systemer – blandt andet software til eksamensadministration.

”Vi har altid været glade for samarbejdet med Ditmer. Også når processen har været tung. For selvfølgelig har den været det, nogle gange. Det er kompliceret at digitalisere et område, som har været administreret manuelt i mange år. Vi har kunnet tale om alting, og de er altid gode til at bruge vores input. De har generelt en meget kort responstid, og altid fokus på løsningen. Vi arbejder jo også stadig sammen med dem, og det ser jeg som et kvalitetsstempel”, siger Helle Doktor Simonsen.

Vi har altid været glade for samarbejdet med Ditmer. Også når processen har været tung. For selvfølgelig har den været det, nogle gange. Det er kompliceret at digitalisere et område, som har været administreret manuelt i mange år.

Helle Doktor Simonsen, Studieadministrativ chef på VIA UC og repræsentant for Professionshøjskolerne i udviklingssamarbejdet

5

Det handler ikke kun om at effektivisere. For de studerende er portalen et læringsredskab på linje med bøger og kompendier, hvor man kan finde alle informationer om sin praktik ét sted døgnet rundt.

Anne Eskildsen, programleder fra Danske Professionshøjskoler

Resultat

20% effektivisering og større brugertilfredshed

Praktikportalen har effektiviseret håndteringen af de mange tusinde praktikforløb markant. "Livet bliver lettere – ikke mindst for vores UC-ansatte, fordi de slipper for at skulle bruge tid på en lang række manuelle arbejdsgange. Den digitale platform giver også nye muligheder for at kommunikere med de studerende, fx med automatiske sms’er om deadlines, opgaveafleveringer og møder, hvilket er en stor fordel", siger Helle Doktor Simonsen.

Samlet set har professionshøjskolerne opnået en effektivisering på omkring 20%, men som Helle Doktor Simonsen pointerer, har de haft mere fokus på de kvalitative forbedringer. Fordelingen af praktiksteder, fx, er blevet mere transparent og ens for alle, uanset studiested. Det har givet bedre resultater med tildelingen af pladser, og større tilfredshed og motivation blandt praktikstederne og studerende: "Det handler ikke kun om at effektivisere. For de studerende er portalen et læringsredskab på linje med bøger og kompendier, hvor man kan finde alle informationer om sin praktik ét sted døgnet rundt. Dermed er det eksempelvis slut med at skulle overskue bunker af papirer for at finde en deadline, eller at tage ind på skolen for at udfylde en blanket", siger programleder Anne Eskildsen fra Danske Professionshøjskoler. ”Portalen har også øget det tværprofessionelle arbejde i vores sektor, og givet praktikstederne en oplevelse af bedre sammenhæng i deres arbejde med de forskellige professionshøjskoler”, siger Helle Doktor Simonsen.

Sammen med effektiviseringsgevinsterne giver portalen altså også interessenterne en oplevelse af mere kvalitet og tilfredshed i arbejdet med praktikker. Det er noget, der har stor betydning, når der siden portalens launch er blevet oprettet næsten 60.000 praktikpladser.

Vil du høre mere om, hvordan I kan effektivisere i jeres organisation? Tag fat på Morten
Morten Ditmer
CEO