I Danmark er vi vante til en stærk offentlig sektor, og skal vi med den demografiske udvikling fortsat fastholde vores velfærdsniveau, så er digitalisering ét af de vigtigste redskaber.

Hos Ditmer ved vi, at digitalisering ikke kan stå alene, men skal tænkes ind i sammenhæng med mennesker - så digitaliseringen bliver understøttende og ikke blot endnu en opgave.

På denne side kan du læse, hvordan du kommer i gang med digitalisering, udnytter eksisterende løsninger og hvordan andre offentlige organisationer har fået succes med deres digitaliseringsindsatser.



”86% af danskerne har digitalt været i kontakt med det offentlige i løbet af det sidste år”

Finansministeriet

Indhold

Digitaliseringens fire veje til effektiviseringer og bedre arbejdsgange

Automatisering af arbejdsgange

Effektive overgange

Hurtigere og optimerede arbejdsgange

Selvbetjente borgere

Sådan giver digitalisering flere frie hænder

Tænk nyt

Digitalisering kan i mange tilfælde effektivisere eksisterende processer, men vi skal tænke grundlæggende nyt om opgaveløsningen i den offentlige sektor, hvis vi for alvor skal løse de udfordringer vi står overfor i fremtiden, og her giver teknologi og digital tænkning heldigvis en række nye muligheder. Hvis vi blot digitaliserer den måde vi arbejder på i dag, risikerer vi at ”automatisere spild”. 

 

Hvis digitalisering giver mulighed for helt at fjerne trin i en proces, eller helt at gentænke den måde vi leverer værdi på, så er dét vejen frem. Vi skal altså tænke: Hvis vi skulle etablere ældreplejen helt forfra – med digitale muligheder - hvordan kunne opgaverne så løses mest effektivt. Hvordan ville vi inddrage pårørende? Hvordan ville vi give gode oplevelser for de ældre? Og hvordan ville vi give en følelse af indflydelse på egen situation, og hvordan ville vi gøre det motiverende og engagerende at arbejde i hjemmeplejen.

Optimér

Der er tre hoved-områder man kan fokusere på, når det drejer sig om effektivisering og frigørelse af ressourcer:

  • Fokusér på dine processer og lad robotterne og systemerne udføre arbejdet.
    Proces-fokus er nøglen til optimering. Før vi taler digitalisering skal vi kende behovene for opgaveløsning, så vi kan prioritere og sætte ind hvor behovet og virkningen er størst. Processer handler selvfølgelig om at gøre tingene effektivt, men det handler også om at kunne gentage dem - fejlfrit.
    Vejen til at frigøre ressourcer starter derfor med at kortlægge din organisations processer og begynde med dem som gentages flest gange eller er kritiske (i starten skal du måske også begynde med en proces der er til at overskue så du begynder med en succes og kan få erfaring uden at alting vælter).
    Det er let at tegne den lige vej igennem for en proces, men det er ofte undtagelserne som ikke er håndterede og som giver anledning til et stort spild, frustrationer og fejl.
    Er der styr på processerne så kan de automatiseres eller optimeres, hvilket giver færre fejl, højere kvalitet og en skalerbarhed i organisationen.
  • Integrationer fjerner dobbeltarbejde
    Når systemerne snakker sammen, minimeres dobbeltindtastning og fejl.
    Vi er ikke i en verden hvor alting lever i samme system. Derfor er det centralt, at systemerne taler sammen, og at information der opdateres i ét system, også optræder på samme måder alle andre steder. Integrationer mellem systemerne er en væsentlig nøgle til effektivisering - og dermed bedre bundlinje. Kan en "rigtig" integration ikke lade sig gøre, kan man benytte sig af de såkaldte software robotter (RPA).

  • Den rette information til den rette person på det rigtige tidspunkt
    Når man arbejder procesorienteret, så vil forskellige procestrin kræve forskellig information på forskellige tidspunkter. Skal processerne være effektive, så skal den rette information stilles til rådighed på det rigtige tidspunkt - hverken mere eller mindre. Fremfor at tænke i skærmbilleder og funktioner, så tænk i processer og procestrin. Mange systemer stiller data og funktioner til rådighed, hvilket betyder, at man som bruger skal ind i mange forskellige skærmbilleder for at udføre en proces. Vejen til effektivitet, er at tænke proces og dermed hvad man har brug for i en given situation af data og funktioner.

Eksempler på effektiv offentlig digitalisering

Optimerede arbejdsgange

Sømløse Integrationer

Effektive kommunikationsveje

Selvbetjente borgere

Optimerede arbejdsgange:

Aabenraa Kommune optimerede barselsansøgning og opnåede markante besparelser

Aabenraa Kommune har optimeret processen omkring barselsansøgninger fra Kommunens egne medarbejdere. En proces som tidligere krævede mange mails, dobbeltindtastninger og -godkendelser mellem ansøgeren, ansøgerens leder og administration. Der var derfor et stort potentiale ved at effektivisere processen.

Til at optimere den samlede proces, anvendte Aabenraa Kommune Ditmers digitaliseringsplatform DitmerFlex til at oprette workflows som sikrede, at ansøgeren selv kunne udfylde blanketter og at information automatisk blev sendt til den rette person når et trin i processen var afsluttet.

Ved at anvende DitmerFlex kunne ansøgeren udfylde dataformularer uden at involvere medarbejdere, dermed forsvandt arbejdsopgaver. Samtidig skulle hver medarbejder ikke bruge tid på at sende blanketter og information videre, da dette skete automatisk.

Løsningen fungerer i fire trin:

  1. Ansøgeren udfylder en formular via Aabenraa Kommunes hjemmeside.

  2. Ansøgeren vælger den relevante leder, og ansøgningen sendes herefter automatisk videre til godkendelse.

  3. Efter godkendelse sendes de relevante oplysninger automatisk til lønadministrationen.

  4. Når lønadministrationen har registreret ændringerne, sendes en kvittering til ansøgeren og processen afsluttes.

  5. Oplysningerne bogføres automatisk i lønsystemet

Få mere information om DitmerFlex

Læs mere

Integration som vejen til effektive arbejdsgange:

Aarhus Tolkeservice opnåede markante effektiviseringer

Det siger sig selv, at automatisk overførsel af data mellem afhængige systemer mindsker fejl, og højner effektiviteten markant. Brugerne får herudover en langt bedre oplevelse når data altid er up-to-date i alle systemer når de er indtastet én gang.

Et eksempel på en sådan integration kan findes hos Aarhus Tolkeservice som har anskaffet en løsning, hvor medarbejdere nemt kan booke tolke. Løsningen hedder sprogtolk og har forbedret processen omkring rekvirering og afregning af tolkeydelsen markant.

En vigtig del af løsningen er integrationen til KOMBIT’s CPRservice som sikrer at en medarbejder blot skal indtaste et CPR nummer på en borger for at alle nødvendige oplysninger automatisk kan sendes til tolken. Det sikrer at oplysningerne altid er korrekte, og at medarbejderen sparer tid på at skulle indtaste oplysningerne.

Læs mere om tolkeportalen

Effektive kommunikationsveje

Fredericia Kommune anvender chat til at involvere borgeren

Fredericia Kommunes familie og -børnesundhedsafdeling skabte effektive kommunikationsveje mellem borger, forældre og sagsbehandler ved at indføre chat via Appen LetDialog. Det kan umiddelbart virke besynderligt, da borgerne og forældrene med appen kunne sende en besked til sagsbehandleren i løbet af kun få sekunder og dermed kunne man frygte at sagsbehandleren ofte blev forstyrret.

Realiteten viste dog at den uformelle kommunikation resulterede i at alle parter følte sig bedre inkluderet, da al kommunikation fungerede gennem sikre chat-samtaler i appen. Sagsbehandleren kunne nu informere alle parter ved at sende en besked, og slippe for at svare på de samme spørgsmål.

Læs casen

Selvbetjening

Borgere kan selv booke en byggesagsbehandling i Hjørring Kommune

I 2016 vandt Hjørring Kommune digitaliseringsprisen med deres DitmerFlex opsætning som via selvbetjening optimerer processen til håndtering af byggesager.

Selvbetjeningsløsningen sikrer at kommunen ikke skal anvende ressourcer på at betjene borgeren, og samtidig kan borgeren selv finde svar på spørgsmål tidligt i processen. Dette sparer mange ressourcer og har sikret at sagsbehandlingstiden kunne reduceres markant.

 

Læs casen

Løsningen fungerer i fire trin:

  1. Via kommunens hjemmeside kan borgeren vælge en tid til konsultation ved en byggesagsbehandler

  2. Via en formular udfylder borgeren alle de nødvendige oplysningerne som sendes videre til den relevante byggesagsbehandler

  3. Løsningen sender information om hvilke papirer borgeren skal medbringe

  4. Byggesagsbehandleren notificeres og mødet bookes i kalenderne.

Gå fra udfordring til handlingsplan!

Vi har udarbejdet et kit der giver dig og dit team alle de redskaber i behøver til at gå fra udfordring til en realiserbar handlingsplan.

Innovation Workshopkittet kan bruges til alle former for digitale udfordringer, helt fra strategiske mål, om eksempelvis at forbedre kundeoplevelsen eller effektivisere processer, til mindre indsatser som videreudvikling af et eksisterende produkt.

En sikker proces giver gode resultater

Et digitaliseringsprojekt kan til en start virke som en uoverskuelig proces. Derfor er det vigtigt at bryde projektet ned i faser, så det er nemmere at overskue.

Hos Ditmer har vi udviklet en proces som sikrer et agilt forløb, som involverer kunden i alle dele af processen. Processen er fleksibel således at den både kan benyttes til små og store projekter, projekter som går under SKI og projekter, hvor løsningen ikke er helt defineret endnu.

Læs mere om Ditmers Proces

Case: Horsens Kommune anvendte DitmerFlex til at automatisere mere end 125 processer 

 

Standardsystemet DitmerFlex giver IT afdelingen mulighed for at bygge komplicerede digitale processer således at data som udfyldes via en formular automatisk overføres til eksempelvis et CRM- eller ERP-system og behandles af den rette person. 

I Horsens kommune betyder det at processer som: anmodning om ferie og rapportering af sygedage foregår ved at medarbejderen udfylder en formular og den rette leder godkender. Herefter flyttes dataen automatisk til de rette systemer.

Læs casen