Menu Created with Sketch.
Close Created with Sketch.
15. december 2014

Agilt, jo tak – men hvordan?

Stadig flere it-projekter udvikles efter en agil tilgang. Her fortæller tre organisationer, hvad de har lært af tre agile projekter.

Professionshøjskoler Vær på dupperne

Når en webportal får mere end 70.000 af landets studerende som brugere, skal den sidde lige i skabet. Derfor var der ingen vej uden om en agil tilgang, da landets otte professionshøjskoler i foråret 2014 startede udviklingen af en fælles praktikportal sammen med Ditmer.

”Der var ingen andre portaler at sammenligne med, og derfor var en agil udviklingsproces påkrævet. Vi har bygget vingerne, mens vi flyver, og det har til tider været hårdt og udfordrende, fordi vi hele tiden har diskuteret os frem til, hvad vi vil have. Omvendt giver det også stort ejerskab til løsningen, at vi har været så involverede i udviklingen,” siger studieadministrativ chef Helle Doktor Simonsen fra VIA University College.

Bred involvering af brugere
Som en central del af den agile tilgang var der på forhånd ingen detaljeret kravspecifikation for den færdige portal, der netop er gået i luften og skal anvendes af både studerende, praktiksteder og professionshøjskoler. Derimod har meget af arbejdet haft fokus på at involvere netop de forskellige brugergrupper i udviklingen af portalen.

”Vi har blandt andet været på roadshows til alle professionshøjskolerne, hvor vi især har talt med praktiklærere, administrative medarbejdere og enkelte studerende. Professionshøjskolerne er meget forskellige, og den brede involvering af baglandet har været med til at give os et klarere billede af, hvad portalen skal kunne, og hvordan den skal kunne tilpasses forskellige behov,” siger Helle Doktor Simonsen.

Vilje til at forstå hinanden
I styregruppen er forventningerne store til portalen, der skal effektivisere skolernes håndtering af praktikophold markant. Men det har også været en læringsproces for de involverede, der for de flestes vedkommende ikke har siddet med it-projekter af denne størrelse tidligere.

”Eksempelvis har jeg lært, hvor vigtigt det er at være på dupperne hele tiden i et sådant forløb. Når der ikke er en færdig kravspecifikation, træffer vi vigtige beslutninger til hvert møde, og det skal man være klædt på til. Det er også centralt, at styregruppen og udviklerne har stor vilje til at forstå hinanden, fordi man taler forskellige sprog,” siger Helle Doktor Simonsen.  

Lokalarkiver Kræv modspil

Da de danske lokalarkiver sammen med Ditmer skulle udvikle en ny version af et registreringssystem til arkivernes mere end 2,5 millioner fotos og arkivalier, skete det ud fra en agil tilgang. Det indebar blandt andet, at den traditionelle rollefordeling med kunden over for leverandøren blev fravalgt til fordel for tanken om et fælles team, der sammen finder konsensus gennem dialog.

”Sammen med Ditmers udviklere har vi diskuteret os frem til løsninger, som vi måske ikke ville være nået frem til ellers. Vi har lynhurtigt kunnet få aflivet idéer til funktionaliteter, hvis de ikke kunne rummes inden for budgettet. Og vi har fået masser af modspil og er blevet udfordret på vores vanetænkning,” siger direktør Dorthe Søborg Skriver fra Arkibas ApS, der ejes af Sammenslutningen af Lokalarkiver.

Der skal skæres igennem
Gennem hele udviklingsprocessen har direktøren varetaget kommunikationen med baglandet, der også løbende har kunnet følge udviklingsarbejdet på et website oprettet til formålet. De regelmæssige møder mellem styregruppen og udviklerne har sikret en tæt dialog, men selvom processen har været præget af åbenhed og engagement, har det også været påkrævet med faste rammer.

”Netop fordi vi har diskuteret mange ting frem og tilbage, har der også været behov for, at nogen kunne skære igennem og sige, at sådan gør vi. Som projektleder har jeg haft den rolle, fordi jeg er baglandets garant for, at både økonomien og tidsplanen holder. Jeg er da også på teamets vegne stolt over, at det nye registreringssystem er gået i drift som planlagt,” siger Dorthe Søborg Skriver.

Forberedt til tænderne
Direktøren er klar i spyttet, når det handler om at give råd til andre organisationer, der skal i gang med lignende projekter.

”Man skal vælge en leverandør, som vil bruge tid på at lære ens verdensbillede at kende, og som omvendt også er klar på at udfordre det. Man skal erkende, at en sådan proces kræver tid fra deltagerne, fordi man er nødt til at mødes ofte. Og så skal man være forberedt til tænderne, fordi man kommer til træffe mange vigtige beslutninger løbende,” fastslår Dorthe Søborg Skriver.

Kommuner Stram planlægning

Stor smidighed, maksimal indflydelse og høj træfsikkerhed. Det var resultaterne, da syv kommuner i 2013 gik sammen med Ditmer om at udvikle et nyt børn- og ungemodul til ESDH-systemet SBSYS ud fra en agil tilgang. Men samarbejdet stillede også krav til deltagerne.

”Samarbejdet har været langt mere smidigt, end jeg har oplevet det i andre it-projekter. Der har været en stor åbenhed og stor velvillighed til at forstå hinanden, og vi har hele tiden været trygge ved, at vi får den løsning, vi har ønsket os,” siger faglig koordinator Anna Storgaard fra Horsens Kommune, der sammen med Faxe, Holstebro, Mariagerfjord, Tønder, Struer og Vejle kommuner har deltaget i udviklingssamarbejdet.

Høj grad af dialog
Modulet giver SBSYS en særlig brugergrænseflade, som gør det muligt for kommunernes sagsbehandlere bedre at håndtere sager om udsatte børn og unge og at overholde tidsfristerne inden for området. I udviklingsprocessen deltog Ditmers udviklere fra starten i arbejdsgruppens møder på lige linje med kommunernes repræsentanter.

”Vi arbejdede tæt sammen med udviklerne lige fra den indledende prioritering af funktionaliteter til implementeringen, og det gav os en langt større indflydelse på den endelige løsning, end hvis vi blot havde afleveret en kravspecifikation og fået en løsning et halvt år senere. Samtidig gav den høje grad af dialog gennem processen alle parter en fælles forståelsesramme for projektet,” siger Anna Storgaard.

Planlægning påkrævet
Koordinatoren lægger ikke skjul på, at en agil tilgang også stiller krav til kunde og leverandør, hvis den skal lykkes. Blandt andet kræver de mange møder, der i udviklingsprocessen til tider fandt sted hver uge, en stram planlægning, hvis projektet skal nå i mål til tiden.

”Det er centralt med en stram tidsplan med fastlagte milepæle, så det bliver lettere for de mange involverede at planlægge efter det. Som kunde skal man være meget skarp på sine ønsker og behov, især hvis man som os er flere organisationer, der går sammen om et projekt. Og så skal leverandøren være god til at stille de rigtige spørgsmål, så man ikke går skævt af hinanden i forløbet,” slutter Anna Storgaard.