Menu Created with Sketch.
Close Created with Sketch.
27. oktober 2014

Besparelser i Holstebro

Store besparelser og hurtigere fremsøgning af gamle bilag. Det er resultaterne af et nyt digitalt blanketsystem på Uddannelsescenter Holstebro.

Store besparelser gennem mindre tastearbejde og hurtigere fremsøgning af gamle bilag. Det er resultaterne, efter at Uddannelsescenter Holstebro er begyndt at bruge den digitale blanketløsning SDBF, som Ditmer har udviklet sammen med organisationen Danske Erhvervsskoler på basis af digitaliseringsplatformen DitmerFlex.

Med løsningen skal medarbejderne blandt andet afregne rejser, angive sygefravær og melde ferie online, hvor de tidligere skulle udfylde papirblanketter, som efterfølgende skulle indtastes og behandles manuelt.

”Det har sparet os for en masse tastearbejde, at vi har sagt farvel til papirblanketterne. Ikke mindst på lønområdet har det været en god forretning, og vi sparer nok, hvad der svarer til en halv fuldtidsstilling i administrationen. De frigjorte ressourcer har vi så kunnet flytte til andre funktioner, hvor de skaber mere værdi,” fortæller økonomichef Søren Schubert fra Uddannelsescenter Holstebro.

Lettere at finde gamle bilag

På den vestjyske erhvervsskole bruges den digitale løsning af 400 undervisere, ledere og teknisk-administrative medarbejdere samt en række elever i skolepraktik. Udover besparelser har systemet også resulteret i, at der er kommet bedre styr på de gamle bilag, fordi alle dokumenter gemmes elektronisk.

”Hvis vi for eksempel skal finde et flere år gammelt rejsebilag i forbindelse med afrapportering af et EU-projekt, kunne vi tidligere lede flere timer i ringbindene nede i kælderen. Nu kan vi fremsøge det rette dokument på få minutter på computeren, og det er en stor fordel. Der er ganske enkelt ikke noget, der kan blive væk længere,” siger Søren Schubert.

Smertefri implementering

Løsningen gik i drift i foråret 2014 med omkring 40 forskellige blanketter, og implementeringen gik smertefrit, selvom økonomichefen erkender, at der også var udfordringer i starten.

”Organisationen har taget godt mod den digitale løsning, men nogle medarbejdere syntes, at det var besværligt i starten. I dag har langt de fleste dog vænnet sig til systemet, og fordelene opvejer langt ulemperne. Hvis nogle spørger mig, om de skal digitalisere blanketterne i deres organisation, er mit svar helt klart: Kom i gang,” slutter Søren Schubert.

Blanketløsningen bruges af over 40 danske erhvervsskoler og integrerer til blandt andet økonomisystemet Navision og lønsystemet SLS. SDBF står for Skolernes Digitale Blanket Flow.

Vil du vide mere?

Læs casen om SDBF
Læs artikel med 10 gode råd til at digitalisere interne arbejdsgange