Menu Created with Sketch.
Close Created with Sketch.
27. juni 2016

Farvel til papirblanketterne i Silkeborg

Silkeborg Kommune har taget kampen op mod de manuelle arbejdsgange på HR-området med digitaliseringsløsningen DitmerFlex.

Udfyldelse af op mod 15-20 papirblanketter og flere interne mails. Så meget krævede det tidligere i Silkeborg Kommune, når der skulle styr på de praktiske ting omkring fastansættelse af én ny medarbejder. Nu har kommunen taget kampen op mod de manuelle arbejdsgange med digitaliseringsløsningen DitmerFlex, der indtil videre er implementeret i Sundhed & Omsorg og senere skal rulles ud i resten af kommunen.

”Vores ansættelsesproces for fastansatte månedslønnede medarbejdere krævede tidligere mange interne mails og papirblanketter om alt fra lønoplysninger og stamdata til p-kort og systemadgange. Derfor havde vi et ønske om at effektivisere processen fra beslutning om ansættelse til personens første arbejdsdag, og det var oplagt at gøre med en digital løsning, der samler alle arbejdsgange ét sted,” siger IT-projektleder Sandra Holdsbjerg-Larsen.

Med DitmerFlex indtaster administrative medarbejdere og ledere de relevante oplysninger i den samme selvbetjeningsløsning, hvorefter systemet selv sørger for at sende mails ud til de afdelinger, der skal godkende noget eller foretage en anden handling. Rækkefølgen af de forskellige handlinger i flowet er bestemt af kommunen selv.

Medarbejdere er positive

Op mod 80 administrative medarbejdere og ledere bruger i dag løsningen i Sundhed & Omsorg, der hvert år ansætter omkring 500 nye medarbejdere. Siden implementeringen har løsningen givet tidsbesparelser i den kommunale organisation.

”Med DitmerFlex er vi virkelig kommet meget af papirbureaukratiet til livs. Løsningen sparer tid og har gjort ansættelsesprocesserne mere effektive end før, fordi det hele er samlet ét sted, og man i mindre grad end før skal vente på informationer fra en anden del af organisationen. Medarbejderne har også taget godt mod det nye system, selvom man selvfølgelig altid skal vænne sig til at arbejde på en ny måde,” siger Sandra Holdsbjerg-Larsen.

I processen har projektgruppen været tværfagligt funderet med projektgruppemedlemmer fra de forskellige berørte afdelinger, hvilket har givet et solidt fundament. I den kommende tid er det planen at rulle DitmerFlex ud i kommunens afdeling for Børn & Familie. Forud for valget af DitmerFlex var gået en grundig analysefase og udarbejdelse af en business case med estimater fra de forskellige afdelinger.

Fire gode råd

Sandra Holdsbjerg-Larsen giver fire gode råd til kommuner, der skal til at digitalisere deres ansættelsesprocesser:

  • Start med en grundig analyse, hvor I får alle fakta på plads og får styr på alle aspekter af den arbejdsgang, der skal digitaliseres. Man skal vide, hvor man kommer fra, før man kan arbejde mod en ny og mere effektiv arbejdsgang.

  • Gør jer klart, hvem ”kunderne” er for løsningen. Det er vigtigt at skelne mellem de forskellige typer af kunder,  og  den nye og mere effektive løsning må ikke stille nogen ringere end før.

  • Vær opmærksom på, at en digitalisering af ansættelsesprocesser berører mange arbejdsgange og medarbejdere rundt i organisationen, som skal informeres eller uddannes i løsningen.

  • Skab en tværfagligt funderet projektgruppe med medlemmer fra de berørte afdelinger, fordi det giver et solidt fundament for implementeringen.

Vil du læse mere?

Sammen med Danske Erhvervsskoler har ditmer udviklet et blanketsystem, der digitaliserer interne arbejdsgange på de danske erhvervsskoler
Danske Erhvervsskoler
Hjørring opruster digitalt med ditmerFlex
Hjørring Kommune
Sikkerhedsstyrelsen har digitaliseret en række papirblanketter med platformen ditmerFlex, og resultaterne er til at føle på.
Sikkerhedsstyrelsen
Vil du vide mere om projektet? Så tag fat på Mikkel.
Mikkel Bjerregaard
Forretningsudvikler og projektleder