Menu Created with Sketch.
Close Created with Sketch.
13. august 2015

Farvel til papiret i Vejen

Vejen Kommune siger nu farvel til papirblanketterne i administrationen og sætter strøm til en række interne arbejdsgange.

Med digitaliseringsplatformen DitmerFlex vil Vejen Kommune nu digitalisere en række interne arbejdsgange som kørselsafregning, bilagshåndtering og brugeroprettelse. Målet er at spare tid i administrationen og bane vej for effektiviseringer.

”Det er tankevækkende, at det offentlige kræver, at borgerne skal være digitale, mens vi selv sidder i administrationen og styrer interne processer via papirblanketter. I Vejen har vi taget konsekvensen og vil fremover digitalisere en række interne arbejdsgange, som tager lang tid med at udfylde, indtaste og godkende papirblanketter,” siger digitaliseringskonsulent Eva Longmose Jakobsen fra Vejen Kommune.

I første omgang er det medarbejderne i administrationen, der fremover skal indtaste kørte kilometer, kontere bilag og oprette nye brugere digitalt. På længere sigt er forventningen, at halvdelen af kommunens medarbejdere kommer til at bruge de digitale formularer.

Fleksibel løsning

Der var flere årsager til, at Vejen Kommune valgte netop DitmerFlex som løsning, da behovet for at digitalisere arbejdsgange i administrationen opstod.

”Løsningen gør det muligt for os selv at oprette nye blanketter og rette i eksisterende blanketter, når der er behov for det, og det er en stor fordel. Det er meget fleksibelt, at vi ikke er afhængige af en leverandør. Derudover er det positivt, at vi på tværs af kommuner kan bruge hinandens blanketter og erfaringer med hinanden i kundeklubben og online,” siger Eva Longmose Jakobsen.

Videndelingen på tværs af kommunegrænser foregår blandt andet på halvårlige møder i DitmerFlex-kundeklubben og via en gruppe på den sociale platform Yammer, hvor alle kan stille spørgsmål og poste indlæg. 

Vil du vide mere om, hvordan man digitaliserer interne arbejdsgange? Så tag fat på Mikkel!
Mikkel Bjerregaard
Forretningsudvikler og projektleder