Menu Created with Sketch.
Close Created with Sketch.
02. december 2013

Gentænk jeres business cases

Mange kommuner kan med fordel gentænke brugen af business cases, mener Johan Bitsch Nielsen fra Ditmer.

HOLDNING Opbygning af business cases på it-projekter er som bekendt det nye sort i danske kommuner. Ifølge Johan Bitsch Nielsen kan brugen af business cases have stor værdi, men kommunernes skal også være opmærksom på, at der kan være store faldgruber. 

"Virkeligheden byder på mere komplekse sammenhænge, end målbare KPI'ere i en business case kan udtrykke. Medarbejdernes følelser eller en konflikt mellem to afdelinger kan øve afgørende indflydelse, men er vanskelig at udtrykke i KPI'er. Indikatorer som sagsbehandlingstid eller antal borgerhenvendelser er dybt relevante og kan ikke udelades, men det kan de vanskelige, komplekse og besværlige aspekter heller ikke," siger Johan Bitsch Nielsen.

Bevar kompleksiteten

Han opfordrer til, at skabere af business cases bevarer noget af kompleksiteten og forvirringen ved siden af det tydelige og klare, så det hele ikke går op i udfyldelse af skemaer med KPI'er. Og at beslutningstagerne husker, at business cases kun viser et hjørne af virkeligheden.

"Måske kan man som beslutningstager invitere til, at forfatteren bag business casen fortæller om, hvad der er udeladt for at gøre business casen klar og enkel? Ikke for at afsløre nogen, men for at berige forståelsen af, hvordan man sammen får et godt projekt med ønskværdige effekter. En sådan dialog kan være vanskelig, når kommunikationen mellem business casens skaber og beslutningstagerne er skriftlig, men i processen kan et fysisk møde eller anden form for dialog prioriteres, hvor det vil give mening," siger Johan Bitsch Nielsen.

Er det nyttigt?

Skaberen af business casen kan også ligefrem spekulere i at disponere dokumentationen, så der lægges lige så stor vægt på de facetter, der har skabt størst tvivl eller forvirring, som på det mere enkle og tydelige.

"Selvom mange vil mene, at det er udtryk for dårlig kvalitet, vil tvivl og forvirring ofte kunne berige en business case. Men det kræver selvfølgelig en forventningsafstemning om, hvordan man ønsker at arbejde med business cases i organisationen. Det centrale er, at man fokuserer på, at projektet skaber en effekt, snarere end om den ene eller anden vægtning af KPI'er giver det rigtige billede. Ingen kombinationer af KPI'er giver rigtige billeder, men billederne kan være mere eller mindre nyttige," siger Johan Bitsch Nielsen.

Større projekter brydes ned

Når et projekt går i gang efter godkendelse af business casen, har mange it-projektledere oplevet projektforløb, hvor nye muligheder opstår undervejs, og hvor han eller hun principielt burde bede om en formel revision af business casen.

"Det er denne uforudsigelighed, der har gjort, at mange i dag arbejder med agile processer, som betragter forandringer som reglen mere end undtagelsen. Her vil man ofte søge at få beslutningstagerne involveret i projektprocesserne, selvom det ofte kan være vanskeligt i praksis f.eks. for et økonomiudvalg. Men involveringen kan også øges ved at bryde større projekter ned i mindre og få beslutningstagerne involveret i rammebeslutninger før hvert enkelt delprojekt," siger Johan Bitsch Nielsen.

Konkret foreslår han, at større digitaliseringsprojekter kan nedbrydes i forprojekter, faser eller mindre dele, hvor business casen genfortælles forud for hver eneste fase, så læring og nye muligheder indarbejdes.

Gentænk business cases

Afsluttende foreslår han, at business cases, som man arbejder med dem i det kommunale landskab, med fordel kan gentænkes.

"I Ditmer har vi ikke noget svar på, hvordan udfordringerne løses. Men vi kan se, at der er mange dilemmaer indbygget, og at det lokale sprog for arbejdet med business cases og samarbejdskulturen har enorm betydning for, hvad der er muligt og ikke muligt. Måske er det tid til at afsøge, hvordan business case-arbejdet kan beriges med noget mere uklarhed, kompleksitet og agilitet. Mere proces, mindre dokument? Kunne det give mening at udvikle en business case 2.0?" slutter Johan Bitsch Nielsen.

 

Vil du have inspiration til, hvordan du kan gentænke business cases i din organisation? Så tag fat på Johan!
Johan Bitsch Nielsen
CMO / CFO