Menu Created with Sketch.
Close Created with Sketch.
05. september 2014

Husk de interne arbejdsgange

Der er store gevinster at hente i kommunerne ved at digitalisere de interne arbejdsgange, lyder rådet fra Ditmers Torsten Boye.

Kommunerne kan med fordel bruge erfaringerne fra udviklingen af borgervendte selvbetjeningsløsninger til at digitalisere deres interne arbejdsgange. Sådan lyder rådet fra Ditmers udviklingskonsulent Torsten Boye, der på Digitaliseringsmessen 2014 holder foredrag om emnet.

”Hvis man kigger på noget så simpelt som medarbejdernes indberetninger om ferie, kan en gennemsnitlig kommune med 3.000 medarbejdere spare mere end 600.000 kr. om året ved at gøre de traditionelle papirblanketter digitale,” siger Torsten Boye.

Beregningerne bygger på erfaringer med Ditmers digitaliseringsplatform DitmerFlex, der benyttes af blandt andre Vejle og Hjørring kommuner, Sikkerhedsstyrelsen og mere end 35 danske erhvervsskoler.

Farvel til cirkulationskuverterne

De markante gevinster hentes først og fremmest, fordi medarbejderne undgår indtastninger af de samme data i flere systemer. Samtidig indebærer behandlingen af papirblanketter ofte, at de fysisk skal sendes rundt forskellige steder i organisationen. Det betyder, at flere personer skal godkende dem, og det sker meget hurtigere, når det foregår digitalt.  

”En klassisk arbejdsgang som godtgørelse af bilag kræver ofte en lang proces med cirkulationskuverter frem og tilbage, tjek af bilag, godkendelse hos flere personer, indføring i banksystem, bogføring og arkivering. Digitalt kan denne arbejdsgang klares på få minutter, oven i købet i en højere kvalitet,” forklarer Torsten Boye.

Vend erfaringerne indad

At kommunerne har haft mere fokus på den borgerrettede digitalisering end på de interne arbejdsgange skyldes ikke mindst kravene om obligatorisk selvbetjening og bølgeplaner. Pointen er, at erfaringerne fra den borgervendte digitalisering kan udnyttes på de indre linjer til fordel for kommunen.

”Kommuner har som følge af de fællesoffentlige initiativer og bølgeplaner opbygget en stor ekspertise inden for digitalisering, brugervenlighed og tilgængelighed. Den viden kan de med stor fordel vende indad. Den typiske it-bruger i en kommune vil være mere it-vant end borgeren. It-brugeren i en kommune er vant til at udfylde de interne papirblanketter regelmæssigt, og det kan som udgangspunkt bruges til at digitalisere interne arbejdsgange,” siger Torsten Boye.

Start med lavthængende frugter

Hvordan gør man så det i praksis? Man bør starte med en kortlægning for at identificere de lavthængende frugter. Når kommunen digitaliserer disse arbejdsgange, kan den bruge erfaringerne i den efterfølgende indsats.

”Man skal starte dér, hvor en lille indsats kan give en stor og synlig effekt. De lavt hængende frugter vil ofte være arbejdsgange, som involverer udfyldelse af blanketter, Word- eller Excel-dokumenter, og som mange medarbejdere ofte bruger. Det kan eksempelvis være blanketter til sygemeldinger, kørselsafregning, ferieindberetning eller rejseafregning,” siger Torsten Boye. 

Ditmer på Digitaliseringsmessen 2014

Torstens foredrag om digitalisering af interne arbejdsgange finder sted på Store Scene kl. 10.20 på Digitaliseringsmessen, der løber af stablen i Odense Congress Center den 25. september. 

I løbet af dagen kan du deltage i korte præsentationer af en række udvalgte løsninger på Ditmers stand:

11.00-11.30 DitmerFlex
12.00-12.30 eDagsorden (offline og app)
13.00-13.30 EduAdm
14.00-14.30 Agenda Management
15.00-15.30 Puljestyring

Vil du vide mere om digitalisering af interne arbejdsgange? Ring til Torsten!