Menu Created with Sketch.
Close Created with Sketch.
02. december 2013

Råd og nævn dropper papiret

Stadig flere danske råd og nævn siger farvel til papirbunkerne og goddag til iPads på mødebordet

Stakke af sagsmapper, tykke bilag og gule lapper i massevis. Det er ofte faste elementer på mødebordet sammen med kaffekopperne, når danske råd, nævn og komitéer holder møder. Men nu siger stadig flere farvel til papirbunkerne og goddag til iPads på mødebordene.

"De fleste danske kommuner har skiftet til iPads, når de holder møder i byråd, udvalg og chefgrupper de seneste år, og nu står landets mange råd og nævn på spring. De har ofte lange dagsordner og komplekse sager med masser af bilag, og her giver iPads et godt overblik både under forberedelsen og under møderne," siger Anders Juul fra Ditmers eDagsorden-team.

Senest er Teleankenævnet, Tandskadeankenævnet, Pengeinstitutankenævnet, Det Etiske Råd og Den Nationale Videnskabsetiske Komite skiftet til Ditmers digitale mødeløsning eDagsorden, som gør det muligt at læse og kommentere dagsordner og bilag på iPads eller på nettet.

Slut med 30 centimeter papir

I Tandskadeankenævnet mødes de 14 medlemmer fordelt på to nævn i alt 14-16 gange om året for at behandle klager over tandskader. Her har nævnsmedlem Kristina Hjort Madsen haft stor gavn af den digitale løsning, der blev taget i brug i 2013.

"Tidligere kunne vi nemt have en 30 centimeter høj papirstak med til hvert møde, fordi en sag ofte fylder 50-100 sider alt efter journalens omfang, og der er mange sager på dagsordenen. Med Ditmer eDagsorden har vi det hele på en iPad, og det har gjort sagsmængden langt mere overskuelig og let at tage med rundt," siger Kristina Hjort Madsen.

Overskueligt og funktionelt

Medlemmerne af ankenævnet har historisk arbejdet med traditionelle sagsmapper fyldt med bilag til hver sag, og Kristina Hjort Madsen erkender, at de skulle lige vænne sig til den nye måde at arbejde på.

"Men efter den første tilvænning er systemet virkeligt guld værd. Det er nemt, lettilgængeligt og funktionelt, og man skal ikke længere bladre rundt mellem en masse papirer for at finde de rigtige indholdspunkter og bilag. Det har også gjort det lettere at forberede sig eksempelvis hjemme i sofaen, at man blot skal sidde med sin iPad i stedet for en bunke sagsmapper," siger Kristina Hjort Madsen.

Kan dele kommentarer

Den digitale løsning giver også nævnsmedlemmerne mulighed for at lave noter og dele kommentarer til dagsorden og bilag med hinanden før og under møderne.

"Kommentarfunktionen er fantastisk, og jeg bruger den meget under forberedelsen, hvor jeg nemt kan dele mine kommentarer til de enkelte sager med andre nævnsmedlemmer. Derudover sparer nævnet naturligvis også papir, print, kuverter og porto, fordi sekretariatet tidligere sendte sagerne ud til nævnsmedlemmerne med posten," siger Kristina Hjort Madsen.

Tandskadeankenævnet behandler 200-300 sager hvert år. Udover nævn, råd og komiteer anvendes Ditmer eDagsorden især i kommuner, regioner, fagforeninger og private virksomheder.