Menu Created with Sketch.
Close Created with Sketch.
20. oktober 2014

Sæt strøm til blanketterne

Offentlige organisationer kan spare mange penge ved at digitalisere de traditionelle papirblanketter. Vi giver 10 gode råd til hvordan.

1. Find lavthængende frugter

I kan med fordel starte dér, hvor en lille indsats kan give en stor og synlig effekt. De lavthængende frugter vil ofte være arbejdsgange, hvor medarbejderne skal udfylde blanketter, Word- eller Excel-dokumenter, og som bruges ofte. Det kan eksempelvis være blanketter til sygemeldinger, kørselsafregning, ferieindberetning, godtgørelse af bilag eller rejseafregning.

2. Tænk på tværs

Selvom det er i økonomiafdelingen, der ofte kan indhentes store gevinster ved gøre papirblanketterne digitale, bør I også kigge bredere. I en kommune kan det være digitalisering af alt fra sundhedsplejerskernes skemaer med måling af besøgte spædbørn til arbejdslediges evalueringer af deres udvikling. Overvej at etablere et tværgående forum, hvor I kan drøfte mulighederne.

3. Lederen i front

Digitaliseringen indebærer en forandring af den måde, mange mennesker i organisationen arbejder på. Og folk er formentlig pressede nok i hverdagen. Derfor bør en topleder i form af eksempelvis en forvaltningschef gå i spidsen for projektet og ”sælge” det internt. En forankring i topledelsen gør det også lettere at udnytte de indhentede effektiviseringer til helhedens bedste.

4. Udnyt jeres erfaringer

Især kommunerne har i kraft af implementering af en lang række selvbetjeningsløsninger til borgerne de senere år opbygget en stor ekspertise inden for digitalisering, brugervenlighed og tilgængelighed. Sørg for at udnytte den viden internt, for eksempel ved at involvere nogle af de medarbejdere, der har deltaget i udviklingen af de borgerrettede løsninger.

5. Kortlæg arbejdsgange

En arbejdsgang som godtgørelse af bilag kræver ofte en lang proces med cirkulationskuverter frem og tilbage, tjek af bilag, godkendelse hos flere personer, indføring i banksystem, bogføring og arkivering. Når arbejdsgangen skal digitaliseres, skal I udskille den, kortlægge den fra start til slut og derefter bygge den digitale arbejdsgang op.

6. Inddrag brugerne

Tal med de administrative medarbejdere og hør, hvordan arbejdsgangen ville se ud i den ideelle verden. Det skader ikke at få de store drømme på banen. Sørg også for løbende at involvere brugerne i udviklingen og at teste løsningerne, evt. inden for et begrænset område. Så bliver både træfsikkerheden og forankringen hos medarbejderne større.

7. Styr på integrationerne

Det er påkrævet, at jeres it-systemer kan ”tale sammen”. Gode integrationer er nøglen til succes. Derfor bør I (også) vælge jeres samarbejdspartner til den interne digitalisering efter, hvor stor erfaring firmaet har med integrationer. Ved køb af nye systemer fremover kan I også overveje at lade det indgå i aftalen, at evt. udgifter til fremtidige integrationer er inkluderet.

8. Meld målet ud

Det er vigtigt at kommunikere målet klart ud til organisationen, hvis implementeringen skal ske så smertefrit som muligt. I en presset offentlig sektor vil situationen nok ofte være, at der generelt skal spares på grund af den økonomiske situation, og at en digitalisering af de interne arbejdsgange vil kunne lette arbejdet for de tilbageværende medarbejdere.

9. Husk sidegevinsterne

Det handler ikke kun om effektivisering. Typiske sidegevinster ved at digitalisere interne arbejdsgange er en større datasikkerhed og -kvalitet, fordi en blanket nu ikke længere kan ”blive væk” eller have forkert udfyldte felter. Organisationen får også bedre overblik over data og forbedrede muligheder for søgning, statistikker og udtræk til revisionen.

10. I bliver aldrig færdige

Digitalisering af interne arbejdsgange er en kontinuerlig proces. Der vil hele tiden komme ændringer i lovgivningen og nye teknologier på banen, og derfor skal I erkende, at I aldrig bliver færdige. Det betyder også, at det er vigtigt fra starten at overveje, hvilke omkostninger der fremover vil være, når løsningen skal tilpasses.

Vil du vide mere?

Se film fra Digitaliseringsmessen 2014, hvor Ditmers Torsten holder foredrag om digitale arbejdsgange
Læs interviewartikel med Torsten om digitalisering af interne arbejdsgange
Læs caseartikel om hvordan Danske Erhvervsskoler har digitaliseret traditionelle papirblanketter

Vil du vide, hvordan I kan digitalisere arbejdgangene hos jer? Så tag fat på Mikkel
Mikkel Bjerregaard
Forretningsudvikler og projektleder