Menu Created with Sketch.
Close Created with Sketch.
24. august 2015

Vejle digitaliserer HR

Vejle Kommune har digitaliseret de manuelle arbejdsgange på HR-området med en effektivisering og mere præcise data til følge.

Med over 10.000 ansatte sker der konstant ansættelser, omrokeringer og fratrædelser i Vejle Kommune. De lokale ledere og administrative medarbejdere har traditionelt skullet holde styr på en masse adskilte arbejdsgange for at løse de HR-mæssige opgaver inden for løn, it-systemer og telefoner, men nu har kommunen fået en brugerportal, hvor alt indberettes samme sted.

”Tidligere blev der hver uge udfyldt hundredvis af mailskabeloner og papirblanketter, som skulle indtastes i forskellige systemer. Det kunne være alt fra lønoplysninger til brugeroprettelser i it-systemer. Nu kører det mere effektivt, og vi får mere præcise data ind fra brugerne, fordi formularerne har faste felter og lister,” siger projektleder Kasper Wamberg fra Vejle Kommune.

Undgår dobbeltindtastninger

Digitaliseringen af arbejdsgangene er sket med identity management-systemet APOS, som er implementeret med Ditmers digitaliseringsplatform DitmerFlex som brugerplatform. Udover APOS bruger de mere end 800 ledere og personaleadministrative medarbejdere også DitmerFlex som brugerplatform til indtastning af data i en række andre systemer inden for IT og HR.

”De digitale formularer er i dag hundrede procent integreret i vores HR-arbejdsgange omkring ansættelser, fratrædelser og ændringer i ansættelsesforhold i hele organisationen, og vi undgår indtastninger af de samme oplysninger i flere systemer. Vi sikrer os samtidig, at oplysningerne i APOS altid er opdaterede, og at vi lever op til retningslinjerne inden for eksempelvis personalejura,” siger Kasper Wamberg.

Del af overordnet vision

Vejle Kommune har en overordnet vision om at blive mere digitale, og digitaliseringen af arbejdsgangene på HR-området er et skridt på vejen. Valget af den konkrete løsning skyldes blandt andet et ønske om at tage aktiv del i monopolbruddet, og forventningen er store gevinster på længere sigt.

”Det er et komplekst projekt med mange interessenter og leverandører, og det kræver meget af en organisation at kunne rumme et sådant projekt, fordi løsningen hele tiden udvikler sig. Omvendt er der også masser af gevinster at hente, og vi har et mangeårigt perspektiv, hvor vi hele tiden har blikket rettet mod visionen om genbrug af stamdata på tværs af systemer og fagområder,” siger Kasper Wamberg.

Inden for teknik- og miljøområdet bruger Vejle Kommune også DitmerFlex som platform for en selvbetjeningsløsning, der gør det muligt for borgere og virksomheder at indberette en række oplysninger digitalt på kommunens website. 

Vil du læse mere?

Vil du vide mere om, hvordan man kan digitalisere sin HR med DitmerFlex? Så tag fat på Torsten!