Menu Created with Sketch.
Close Created with Sketch.
25. januar 2014

Vejledninger lige ved hånden

Ny billedbank gør det muligt for medarbejdere i Aarhus Kommune at hente vejledninger på pc, tablets og mobil.

For at sikre et godt arbejdsmiljø for sundheds- og omsorgsmedarbejderne har Aarhus Kommune over 300 billedbaserede vejledninger med illustrationer af, hvordan borgere forflyttes korrekt i forskellige situationer. Ditmer har netop lagt sidste hånd på en webbaseret billedbank, der gør vejledningerne tilgængelige på pc, tablets og mobile enheder.

"Vejledningerne er et vigtigt redskab i medarbejdernes hverdag, fordi en god forflytning forebygger nedslidning og forhindrer arbejdsulykker. Tidligere var medarbejderne nødt til at logge på en computer med Notes for at hente en vejledning, men med den nye billedbank er vejledningerne lige ved hånden, uanset om medarbejderne er hos en borger eller ved skrivebordet," siger projektleder Lise Eeg Guldvang fra Aarhus Kommune.

Lettere at opdatere

De enkelte vejledninger opbygges og opdateres af medarbejderne selv ud fra en række grundillustrationer, og den nye billedbank har gjort det lettere at vedligeholde de mange vejledninger.

"Det er en fleksibel og brugervenlig løsning. Tidligere kunne en vejledning for eksempel kun slettes af den medarbejder, der havde oprettet dem, og det var et stort problem, hvis personen stoppede. Nu har langt flere adgang til at redigere vejledningerne, hvilket gør det meget lettere at holde dem opdaterede. Den webbaserede platform betyder også, at vi har store muligheder at udvide løsningen i fremtiden," siger Lise Eeg Guldvang.

Dialog gav bedre løsning

Udviklingen af billedbanken fandt sted i efteråret 2013 i tæt samarbejde mellem kommunens forvaltninger og Ditmers udviklere. Udviklingsprocessen tog ikke afsæt i en omfattende kravspecifikation, men havde derimod form af et agilt samarbejde med en åben dialog om de muligheder og udfordringer, der opstod i forløbet, og løbende udvikling, tests og tilpasning af mindre versioner af løsningen.

"Den løbende dialog gav os mulighed for sammen at finde nogle løsninger, som vi ellers ikke ville have nået frem til. Konkret fandt vi eksempelvis på at gøre adgangen til vejledningerne områdebaseret i stedet for at være personbaseret som hidtil, hvilket har gjort billedbanken meget lettere at bruge og opdatere," siger Lise Eeg Guldvang.

Ros til udviklere

Kommunens projektleder har kun ros til overs for Ditmers udviklere efter den intensive udviklingsproces, der tog fem måneder fra første møde til den endelige aflevering.

"Udviklerne var gode til at lytte til vores behov og komme med idéer, der kunne skabe en bedre løsning. De har en stor viden om det digitale område, og de var gennem hele processen meget opmærksomme, kreative og udviklende. Også når der pludseligt var noget, der skulle rettes meget hurtigt," siger Lise Eeg Guldvang.

Kommunen valgte selv at overflytte vejledningerne til den nye billedbank, hvilket som sidegevinst gav mulighed for en kvalitetssikring af indholdet. I den kommende tid overvejer kommunen at opsætte QR-koder ude hos borgerne, så medarbejderne kan finde den rigtige vejledning blot ved at scanne koden.

Vil du videre om, hvordan I kan effektivisere arbejdsgangene i jeres organisation? Så tag fat på Jan
Jan Bökstedt
Senior Projektleder / Product Owner LetDialog