Menu Created with Sketch.
Close Created with Sketch.

Slut med SMS: Silkeborg Kommune skriver med borgere på GDPR-sikker chat

Hvordan skaber man en uformel tovejsdialog med borgerne om personlige forhold, når sagsbehandlerne ikke må bruge SMS på grund af GDPR?

I Silkeborg Kommune er svaret chatappen LetDialog, der er et GDPR-compliant alternativ til SMS. Appen gør det muligt at føre en sikker, men samtidig uformel dialog mellem borgere og kommunens fagpersoner.

Farvel til SMS

En af de kommuner, der har skiftet SMS ud med GDPR-sikker chat, er Silkeborg i Midtjylland. En stor del af beskæftigelsesafdelingens knap 450 sagsbehandlere skal bruge appen i den uformelle kommunikation med borgere om eksempelvis uddannelse, jobtilbud og mentorer. ”SMS kan skabe en tæt dialog om følsomme emner med borgere, som har det svært med at tale i telefon. Derfor kiggede vi efter GDPR efter en sikker løsning, som vores sagsbehandlere kan bruge i stedet for SMS i borgerdialogen. Valget faldt på LetDialog, som lever op til GDPR og samtidig er let at bruge for både sagsbehandlere og borgere,” siger teamkoordinator Lisbeth Lillelund.

Lettere journalisering

Udover at skabe en sikker kommunikation i øjenhøjde med borgerne har appen også en ekstra fordel, som teamkoordinatoren i det midtjyske sætter stor pris på:

”Ulempen ved SMS har altid været, at al kommunikation med en given borger ligger på sagsbehandlerens telefon. Det giver store udfordringer med journaliseringen, eller hvis telefonen bliver væk. Med LetDialog bliver det anderledes let at journalisere, fordi dialogen ikke ligger lokalt. Der er ingen tvivl om, at sagsbehandlerne glæder sig til at komme i gang med appen,” siger Lisbeth Lillelund.

FAKTA: LetDialog helt kort

  • Gør det muligt at skrive direkte med borgerne fra alle devices
  • Lever op til alle krav om samtykke, GDPR og databeskyttelse
  • Kan bruges i alle sager, der har en borger som omdrejningspunkt
  • Er enkel og let at komme i gang med for alle parter
  • Gør det nemt at journalisere dialoger i ESDH- eller fagsystem

Forbedret sagsbehandling

Erfaringen er, at LetDialog ofte forbedrer borgernes oplevelse af sagsbehandlingen, fordi alle parter med appen kan kommunikere hurtigt og let i øjenhøjde over mobilen. Appen gør det blandt andet muligt at skrive sammen i grupper under en overskrift, som borgerne kender det fra f.eks. Facebooks Messenger-app.

”Borgerne kan eksempelvis sende billeder eller dokumenter direkte til deres sagsbehandler, hvilket letter kommunikationen. Vores erfaring er, at mange borgere ofte har brug for at skrive uformelt med kommunen i hverdagssprog, fordi mange ikke forholder sig til deres E-boks. Det er også let for borgerne at give samtykke til at deltage via NemID, hvilket er en stor fordel,” siger Morten Randrup.

Stor interesse for sikker chat

En række danske kommuner anvender i dag appen, der kan bruges fra både mobiltelefoner, tablets og computere. Senest er Silkeborg og Fredericia Kommuner kommet med.

”Vi oplever en stor interesse for LetDialog, efter at det er gået op for kommunerne, at de ikke længere må skrive med borgerne om personfølsomme oplysninger på SMS på grund af GDPR. Appen har en lang række funktioner, men de fleste bruger den til ren 1-til-1-dialog med borgere om alt fra børns fravær i skolen til deltagelse i mentorordninger,” siger Head of Business Development Morten Randrup fra Ditmer.